Die Digitalisierung fragt nicht nach der Tradition eines Hauses. Ein Unternehmen, das sein jahrelang erarbeitetes Know-how immer wieder durch Innovationen anreichert, bleibt so stets auf dem neuesten Stand. Zweifellos ist das Familienunternehmen Vorwerk ein perfektes Beispiel für die intelligente Verbindung von Tradition und Innovation. So hat der Thermomix nicht nur die Essenszubereitung revolutioniert, sondern wurde auch über die Jahre um zahlreiche digitale Features erweitert, wie zum Beispiel Cookidoo, das offizielle Rezept-Portal von Vorwerk mit Rezepten für alle Thermomix-Modelle.
Als es bei Vorwerk um die Frage ging, wie die Einkaufsprozesse der Unternehmensgruppe digitalisiert, optimiert und in die bestehende IT-Infrastruktur auf intelligente Weise integriert werden könnten, fiel die Wahl nach einem detaillierten Auswahlprozess auf SAP Ariba und den dreifachen SAP Ariba Partner of the Year apsolut für die Implementierung.
Ausschlaggebend war letztendlich auch die vergleichsweise hohe Anpassungsfähigkeit, die das Cloud-Tool dem Unternehmen Vorwerk verleiht. Einen ersten Härtetest hat das Tool direkt mit dem Go-Live bestanden, wie Armin Kaczmarek, Senior Vice President Corporate Purchasing bestätigt:
„Unsere Einkaufsprozesse flexibel, digital und vor allem effizient gestalten zu können, bietet einen großen Mehrwert. Wir werden unser System daher auch weiter in Richtung SAP Ariba ausbauen."
Die Systemlösung umfasst unter anderem die Ariba-Module Supply Chain Collaboration, Buying und Spend Analysis (siehe Seite 1 für eine komplette Auflistung), architektonisch die Integration mit vier SAP ERP-Systemen über die SAP Cloud Process Integration (SAP CPI) sowie die Einrichtung eines einheitlichen Genehmigungsworkflows für sieben unterschiedliche Geschäftsbereiche.
In Phase 2 werden ein weiteres SAP Legacy System sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung (MDG-S) integriert. Außerdem wurden die Länderorganisationen Italien und Österreich mit dem Scope aus Phase 1 aufgenommen. Vorwerk plant in den nächsten Jahren die Implementierung weiterer Ariba-Module, da die enormen Effizienzpotenziale der einheitlichen eProcurement-Lösung bereits wenige Monate nach dem ersten Go-Live sichtbar sind.
Hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang die transparenten Kostenströme, die stets gegebene Aktualität und Verfügbarkeit der Daten sowie die Zufriedenheit der User mit der intuitiven Benutzeroberfläche.
Zusätzliche Mehrwerte durch Solution Management Services
Auf der Basis eines Service-Vertrags ist apsolut außerdem weit über die Go-Lives hinaus für Vorwerk im Einsatz. So ist ein Mitarbeiter als Single Point of Contact für fünf volle Arbeitstage pro Woche als Ansprechpartner und Problemlöser zur Stelle. Der Mitarbeiter ist direkt mit Dienstleistern von Vorwerk vernetzt, koordiniert oder löst die ihm zugegangenen Incidents innerhalb einer bestehenden Service-Struktur und bezieht Fachthemen mit ein, die über den zentralen apsolut-Fokus hinausgehen. Im Mandat enthalten sind außerdem ein tägliches System-Monitoring sowie ein regelmäßiger ausführlicher Service-Bericht, um gemeinsam mit dem Kunden die Servicequalität zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.
„Aufgrund zahlreicher parallellaufender Projekte, die sich über unsere gesamte Unternehmensgruppe erstrecken, müssen bei uns derzeit teils hochkomplexe Sachverhalte bearbeitet und koordiniert werden. Das apsolut-Team unterstützt uns hierbei mit seiner Erfahrung und seiner unbürokratischen, zupackenden Herangehensweise“, erklärt Gero Catania, Vice President Projects & Portfolio Business Application Coporate IT bei Vorwerk.
Die beschriebenen Leistungen fallen bei apsolut in den Bereich der Solution Management Services, kurz SMS. Es handelt sich um individuell gestaltete Dienstleistungspakete, die nach den Bedürfnissen des jeweiligen Kunden zusammengestellt werden. Zu den Leistungen zählen unter anderem Incident Management und technisches Account Management, aber auch Kompetenz-Coachings und Supplier Enablement-Programme.
Anbindung von vier produktiven ERP-Systemlandschaften an SAP Ariba zum gleichen Zeitpunkt
Scope und Timeline wurden während des Projekts durch parallel laufende ITProjekte beeinflusst. Die Anpassungen erfolgten durch das Projektteam und wurden durch apsolut erfolgreich durchgeführt.
„Ein Transformationsprogramm in diesem Umfang braucht ein starkes internes Team aus Procurement und der internen IT, aber natürlich auch erfahrene und engagierte externe Partner. Am wichtigsten dabei ist, dass dann alle gemeinsam voller Leidenschaft und Überzeugung am gemeinsamen Ziel arbeiten. Neben dem starken Know-how des beratenden Implementierungspartners – in unserem Fall die Firma apsolut – ist auch eine starke Kommunikationslinie vom Partner zum Softwarelieferanten SAP notwendig."
„apsolut hat uns nicht nur sehr professionell und proaktiv durch das Projekt geführt. Entscheidend ist, dass uns apsolut in die Lage versetzt hat, das neue Tool selbständig zu betreiben und die nächsten Schritte selbst zu steuern. Außerdem konnten wir uns dank apsolut das richtige Netzwerk aufbauen, auch zu den richtigen Ansprechpartnern der SAP Austria. Das Projekt ist ein großer Erfolg und zum apsolut-Team ist ein schon fast freundschaftliches Verhältnis entstanden.”
“Wir wussten, dass es apsoluts erstes Projekt für eine Krankenversicherung war, aber das hat keine Rolle gespielt. Denn apsolut hat uns immer zugehört, unsere Anforderungen verstanden und schließlich Lösungen geliefert. Wir konnten
unterschiedliche Prozesse für den indirekten und den direkten Einkauf designen. Gemeinsam arbeiten wir professionell im State-of-the-Art-Modus.”
„apsolut hat während des Projektes ein hohes Maß an Flexibilität und Leistungsbereitschaft bewiesen. Durch die strukturierte Arbeitsweise und das engagierte Team konnte der dringend einzuhaltende Go-Live Termin wahrgenommen werden.”
„apsolut hat uns in der Projekt-Arbeit mit McKesson vor allem durch die partnerschaftliche und offene Zusammenarbeit begeistert. Das Projektteam versteht sich untereinander sehr gut. Aber auch die lösungsorientierte Arbeitsweise und das schnelle und effiziente Enablement unserer Support-Mitarbeiter hat uns überzeugt!"
„Bei der Auswahl unseres Implementierungspartners konnte sich apsolut aufgrund des exzellenten Verständnisses unserer Anforderungen, partnerschaftlicher Offenheit und großer Flexibilität gegen international agierende Wettbewerber durchsetzen. Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit dem apsolut-Team haben wir das Projekt erfolgreich abgeschlossen und für zukünftige Weiterentwicklungen einen Supportvertrag unterzeichnet.”
„Die Mischung aus virtuellen Design-Diskussionen, Systemdemos und Breakout-Meetings, unterstützt durch Best-in-Class-Tools, die es uns ermöglichten, Aufgaben und Entscheidungen am geteilten Bildschirm zu kommentieren und zu verfolgen, ermöglichte uns eine enge Zusammenarbeit mit apsolut, obwohl Entfernungen von bis zu 12.000 Kilometern überbrückt werden mussten. Wir waren sehr froh, dass unsere beiden Projekte mit Hilfe von apsolut erfolgreich umgesetzt werden konnten."
„Wir sind auf dem richtigen Weg, um das volle Potenzial dieser Transformation auszuschöpfen, weil apsolut nicht nur das nötige Know-How mitbringt, sondern auch unglaublich agil und engagiert arbeitet. apsolut fühlt sich für mich längst nicht mehr wie ein externer Partner an, sondern wie eine interne Abteilung, mit der wir hoffentlich noch lange zusammenarbeiten werden.”
„Wir konnten Ariba sehr schnell ausrollen, weil wir gemeinsam mit dem apsolut-Team von Anfang an eine pragmatische und offene Kultur der Zusammenarbeit etabliert hatten und selbst bereit waren, uns konsequent am Standard auszurichten“,
„apsolut hat uns in allen Phasen des Projekts sehr partnerschaftlich und super kompetent geführt! Vor allem durch die offene Zusammenarbeit zwischen allen Projektmitgliedern wurde die Motivation durchgehend hoch gehalten. Das Projektteam versteht sich untereinander sehr gut. Auch die lösungsorientierte Arbeitsweise und schnelle Entscheidungsfähigkeit durch das gesamte Projektteam hat uns beeindruckt!"
„Gemeinsam mit apsolut sind wir als Vorreiter in Sachen Central Procurement gestartet und wir sind sehr zufrieden, dass wir die ersten Früchte dieser Pionierarbeit so früh ernten konnten",
„Obwohl der persönliche Kontakt durch Corona sehr eingeschränkt war, hat sich während der intensiven Projektphase ein starkes Team gebildet. Die Entscheidungswege waren bei BITZER und apsolut stets kurz und so konnten die vielen Themen zeitnah abgearbeitet werden und das geplante GoLive-Datum erreicht werden. Das Home Office war kein Hindernis, sondern brachte uns zudem noch die nötige Flexibilität für ein Projekt in der Größenordnung.
Alle Teammitglieder haben Großartiges geleistet, selten habe ich mit einem Beratungshaus so gut zusammen gearbeitet!“
„Vom Projektauftakt an haben wir gemeinsam mit apsolut einen beachtlichen Wandel vollzogen. Die Döhler-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden sich ohne jegliche SAP-Vorkenntnisse in der einfachen Nutzeroberfläche zurecht. Dadurch ist unsere Einkaufsabteilung nicht länger eine operative Bestellstelle, sondern ein Team hausinterner Berater.“
„Bei der Auswahl eines Partners für unsere Beschaffungstransformation war uns natürlich auch ein hohes technisches Know-how wichtig. Hier konnte apsolut mit Best Practices von Kunden einer vergleichbaren Größenordnung überzeugen. Ausschlaggebend war am Ende die Erfahrung im Change Management! Nur so konnten wir ein vollwertiges Beschaffungssystem einführen, das von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angenommen wird.“
„Mit apsolut haben wir einen Partner gewonnen, der unsere Anforderungen effektiv und effizient in der Konfiguration von Ariba praxisnah in atemberaubender Zeit umgesetzt hat. Die kundenorientierte Vorgehensweise war einer der Hauptgründe, warum wir uns auch bei der Implementierung von SLP und Contract Management für apsolut entschieden haben.“
„Unsere Einkaufsprozesse flexibel, digital und vor allem effizient gestalten zu können, bietet einen großen Mehrwert. Wir werden unser System daher auch weiter in Richtung SAP Ariba ausbauen."
„Wir hatten viele spezifische Anforderungen und gemeinsam mit apsolut haben wir für jede dieser Anforderungen eine Lösung gefunden. Früher haben wir Lieferanteninformationen gesucht, heute finden wir sie. Wir sind wirklich sehr zufrieden!”
„Die auf unsere Bedürfnisse und Anforderungen maßgeschneiderte, flexible Dienstleistung, die Kombination von Onsite- und Remote-Unterstützung, die schnelle Reaktion auf Änderungen, sowie die hohe Qualität der eingesetzten apsolut-Mitarbeiter hat uns begeistert!"
„Die Firma apsolut unterstützt uns seit 10 Jahren beim Betrieb unseres SRM-Systems. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir ein Problem im Produktivsystem melden, oder Anforderungen zu Change Requests durchsprechen möchten. Wir werden zeitnah von apsolut kontaktiert, um unser Anliegen zu beheben oder unsere Anforderungen im Detail zu besprechen. apsolut bietet immer das wichtige Stück Sicherheit im Hintergrund - wenn etwas ist, helfen sie immer schnell und unkompliziert.”
“Die Zusammenarbeit mit dem internationalen apsolut-Projektteam aus Deutschland und Indien war trotz des harten Zeitplans sehr effektiv. Durch den hohen Grad an Standardisierung und Automatisierung konnten wir bereits Einsparungspotenziale realisieren und insbesondere Prozesskosten reduzieren”,
„Für das neue Ariba-System konnten wir mit geringem Schulungsaufwand mehr als 1.400 User in drei Landesgesellschaften onboarden. Wir haben im Hinblick auf unsere Beschaffungsprozesse deutlich an Transparenz und Kontrolle gewonnen.”
“Neben der hohen Kompetenz hat mich am apsolut-Team vor allem das enorme Engagement beeindruckt. Wir wurden über alle Etappen sehr gut unterstützt und haben alle Schwierigkeiten gemeinsam gemeistert”,
„Mit einem Partner wie apsolut kann uns nicht einmal eine Pandemie aufhalten! Zu Beginn des Projekts waren wir ein wenig skeptisch, da sich das Projektteam nicht persönlich treffen konnte. Aber jetzt können wir mit Freude sagen, dass sich alle unsere Bedenken als unbegründet erwiesen haben”
„Die Entscheidung, auf apsolut als Implementierungspartner zu setzen, haben wir nie bereut. Die Vorbereitung, Begleitung und der jederzeit transparente Projektverlauf haben uns überzeugt. Wir freuen uns, mit apsolut einen Partner für alle Fragen rund um unser SAP Ariba-Tool an unserer Seite zu haben."
„Weil die Erfahrungen mit apsolut über alle beteiligten Landesgesellschaften hinweg überaus positiv waren, haben wir die Zahl der monatlichen Support-Tage bereits zweimal verdoppelt. Dank apsolut haben wir überhaupt erst die Ressourcen, um Rollouts in weiteren Landesgesellschaften umzusetzen. Momentan stehen Rollouts in Spanien, Portugal, Italien und Frankreich an.”
Sandra Mancino, Application Consultant, C&A
Möchten Sie erfahren, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen? Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin, um Ihnen ein Gespräch mit einer der mehr als 250 renommierten Firmen zu ermöglichen, die auf das Fachwissen und die IT-Expertise von apsolut vertrauen.
