„Many become ONE“ – so lautet die Vision im Hause STIHL. Übertragen auf die Transformation der Beschaffung bedeutet dies: Einheitliche Tools und Prozesse für die Beschaffung direkter und indirekter Güter und Dienstleistungen, sowie für das Lieferanten- und Lieferkettenmanagement in weltweit acht Produktionsgesellschaften, sowie in zahlreichen Marketing- und Vertriebsgesellschaften, mit insgesamt 31 ERP-Systemen.
Um dieses Mammutprojekt umzusetzen, entwarf das Projektteam um Laura Schimanek und Simon Bohn - bei STIHL verantwortlich für das Projekt von der Business-Seite bzw. IT-Seite - eine Kombination aus einer komplexen Multi-Matrix und einem sogenannten Growing Template. Dieses Growing Template beinhaltet pro Roll-Out vier Phasen, von der Analyse, über Development und Deployment, bis zum Live-Betrieb. Mit diesem Live-Betrieb startet die Hypercare-Phase, in der wieder neue Anforderungen gewonnen werden, die direkt in eine Analyse einfließen. Dadurch wächst das bestehende Template mit jedem Roll-Out.
Für STIHL erwies es sich als Herausforderung, einen geeigneten Beratungs- und Implementierungspartner für diesen Projektansatz zu finden. Laura Schimanek berichtet:
„Schließlich haben wir aber mit apsolut eine SAP-Beratung gefunden, die nicht nur ein einzigartiges SAP- und Einkaufs-Know-how mitbringt, sondern auch die Multi-Matrix-Struktur des Projekts widerspiegeln kann und sehr flexibel auf dynamische Änderungen reagiert.“
apsolut unterstützt sowohl das internationale Kernteam von STIHL, als auch die regionalen Subteams durch seine multilinguale Nearshore-Struktur. Aus Sicht von Simon Bohn muss noch ein weiterer Erfolgsfaktor genannt werden:
„Bei all der Digitalisierung und Automatisierung arbeiten wir nach wie vor in einem People Business. Wir sind im Projekt mittlerweile zu so einer robusten Einheit zusammengewachsen, dass wir alle unsere zum Teil ambitionierten Termine bisher gemeinsam verwirklicht haben. Am Ende motiviert das auch jeden Einzelnen, das Projekt erfolgreich voranzubringen!“
Die Matrixorganisation erweist sich bisher übrigens als absoluter Erfolg. Durch sie kommen internationale Teams und Mitarbeiter*innen mit ganz unterschiedlichen Rollen zusammen. Getreu dem Ziel „Many become ONE“ wird apsolut diese Entwicklung auch weiterhin begleiten.
Multimatrixorganisation: Die komplexe Projektstruktur wird durch das apsolut- Team gespiegelt.
Growing Template: Eine Vorlage für die Zielarchitektur, die mit jedem Roll-Out wächst.
„Die Mischung aus virtuellen Design-Diskussionen, Systemdemos und Breakout-Meetings, unterstützt durch Best-in-Class-Tools, die es uns ermöglichten, Aufgaben und Entscheidungen am geteilten Bildschirm zu kommentieren und zu verfolgen, ermöglichte uns eine enge Zusammenarbeit mit apsolut, obwohl Entfernungen von bis zu 12.000 Kilometern überbrückt werden mussten. Wir waren sehr froh, dass unsere beiden Projekte mit Hilfe von apsolut erfolgreich umgesetzt werden konnten."
„Bei der Auswahl eines Partners für unsere Beschaffungstransformation war uns natürlich auch ein hohes technisches Know-how wichtig. Hier konnte apsolut mit Best Practices von Kunden einer vergleichbaren Größenordnung überzeugen. Ausschlaggebend war am Ende die Erfahrung im Change Management! Nur so konnten wir ein vollwertiges Beschaffungssystem einführen, das von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angenommen wird.“
„Obwohl der persönliche Kontakt durch Corona sehr eingeschränkt war, hat sich während der intensiven Projektphase ein starkes Team gebildet. Die Entscheidungswege waren bei BITZER und apsolut stets kurz und so konnten die vielen Themen zeitnah abgearbeitet werden und das geplante GoLive-Datum erreicht werden. Das Home Office war kein Hindernis, sondern brachte uns zudem noch die nötige Flexibilität für ein Projekt in der Größenordnung.
Alle Teammitglieder haben Großartiges geleistet, selten habe ich mit einem Beratungshaus so gut zusammen gearbeitet!“
„Gemeinsam mit apsolut sind wir als Vorreiter in Sachen Central Procurement gestartet und wir sind sehr zufrieden, dass wir die ersten Früchte dieser Pionierarbeit so früh ernten konnten",
„Weil die Erfahrungen mit apsolut über alle beteiligten Landesgesellschaften hinweg überaus positiv waren, haben wir die Zahl der monatlichen Support-Tage bereits zweimal verdoppelt. Dank apsolut haben wir überhaupt erst die Ressourcen, um Rollouts in weiteren Landesgesellschaften umzusetzen. Momentan stehen Rollouts in Spanien, Portugal, Italien und Frankreich an.”
Sandra Mancino, Application Consultant, C&A
“Die Zusammenarbeit mit dem internationalen apsolut-Projektteam aus Deutschland und Indien war trotz des harten Zeitplans sehr effektiv. Durch den hohen Grad an Standardisierung und Automatisierung konnten wir bereits Einsparungspotenziale realisieren und insbesondere Prozesskosten reduzieren”,
„apsolut hat uns nicht nur sehr professionell und proaktiv durch das Projekt geführt. Entscheidend ist, dass uns apsolut in die Lage versetzt hat, das neue Tool selbständig zu betreiben und die nächsten Schritte selbst zu steuern. Außerdem konnten wir uns dank apsolut das richtige Netzwerk aufbauen, auch zu den richtigen Ansprechpartnern der SAP Austria. Das Projekt ist ein großer Erfolg und zum apsolut-Team ist ein schon fast freundschaftliches Verhältnis entstanden.”
„Die Firma apsolut unterstützt uns seit 10 Jahren beim Betrieb unseres SRM-Systems. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir ein Problem im Produktivsystem melden, oder Anforderungen zu Change Requests durchsprechen möchten. Wir werden zeitnah von apsolut kontaktiert, um unser Anliegen zu beheben oder unsere Anforderungen im Detail zu besprechen. apsolut bietet immer das wichtige Stück Sicherheit im Hintergrund - wenn etwas ist, helfen sie immer schnell und unkompliziert.”
“Wir wussten, dass es apsoluts erstes Projekt für eine Krankenversicherung war, aber das hat keine Rolle gespielt. Denn apsolut hat uns immer zugehört, unsere Anforderungen verstanden und schließlich Lösungen geliefert. Wir konnten
unterschiedliche Prozesse für den indirekten und den direkten Einkauf designen. Gemeinsam arbeiten wir professionell im State-of-the-Art-Modus.”
„Die auf unsere Bedürfnisse und Anforderungen maßgeschneiderte, flexible Dienstleistung, die Kombination von Onsite- und Remote-Unterstützung, die schnelle Reaktion auf Änderungen, sowie die hohe Qualität der eingesetzten apsolut-Mitarbeiter hat uns begeistert!"
„Mit seiner flexiblen und transparenten Arbeitsweise hat apsolut unsere eigenen begrenzten Personalressourcen perfekt ergänzt. Gemeinsam konnten wir auch Themen wie Multi-Line-Items oder Abhängigkeiten mit anderen Tools angehen. Dabei ist unglaublich viel Know-how zu uns geflossen“,
„Wir hatten viele spezifische Anforderungen und gemeinsam mit apsolut haben wir für jede dieser Anforderungen eine Lösung gefunden. Früher haben wir Lieferanteninformationen gesucht, heute finden wir sie. Wir sind wirklich sehr zufrieden!”
„apsolut hat uns in der Projekt-Arbeit mit McKesson vor allem durch die partnerschaftliche und offene Zusammenarbeit begeistert. Das Projektteam versteht sich untereinander sehr gut. Aber auch die lösungsorientierte Arbeitsweise und das schnelle und effiziente Enablement unserer Support-Mitarbeiter hat uns überzeugt!"
„Unsere Einkaufsprozesse flexibel, digital und vor allem effizient gestalten zu können, bietet einen großen Mehrwert. Wir werden unser System daher auch weiter in Richtung SAP Ariba ausbauen."
“apsolut hat uns nicht nur äußerst professionell und proaktiv durch das Projekt geführt - entscheidend war, dass apsolut uns in die Lage versetzt hat, das neue Tool selbstständig zu bedienen und die nächsten Schritte selbst zu managen. Die Mitarbeiter*innen von apsolut haben sich schnell in unser System und unsere Prozesse eingearbeitet, was es uns erleichtert hat, die Projektziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen. Lobend erwähnen möchte ich auch die Flexibilität bei der Anpassung an Veränderungen und die Flexibilität bei der Umsetzung mit klarer Kommunikation und hervorragendem Projektmanagement. Wir freuen uns darauf, noch öfter von diesem Know-how zu profitieren.”
„Die Entscheidung, auf apsolut als Implementierungspartner zu setzen, haben wir nie bereut. Die Vorbereitung, Begleitung und der jederzeit transparente Projektverlauf haben uns überzeugt. Wir freuen uns, mit apsolut einen Partner für alle Fragen rund um unser SAP Ariba-Tool an unserer Seite zu haben."
„Mit einem Partner wie apsolut kann uns nicht einmal eine Pandemie aufhalten! Zu Beginn des Projekts waren wir ein wenig skeptisch, da sich das Projektteam nicht persönlich treffen konnte. Aber jetzt können wir mit Freude sagen, dass sich alle unsere Bedenken als unbegründet erwiesen haben”
“Neben der hohen Kompetenz hat mich am apsolut-Team vor allem das enorme Engagement beeindruckt. Wir wurden über alle Etappen sehr gut unterstützt und haben alle Schwierigkeiten gemeinsam gemeistert”,
„apsolut hat während des Projektes ein hohes Maß an Flexibilität und Leistungsbereitschaft bewiesen. Durch die strukturierte Arbeitsweise und das engagierte Team konnte der dringend einzuhaltende Go-Live Termin wahrgenommen werden.”
„Wir waren auf der Suche nach einer spezifischen Lösung, die es noch nicht gab. Wir wollten keine schlechten Kompromisse eingehen. Deshalb haben wir den richtigen Partner gesucht, der uns ein flexibles Tool modelliert, bei dem wir die spezifischen Prozesse selbst konfigurieren können. Wir haben unser Know-how und unsere Kreativität genutzt, um Squando zu unserem globalen Lieferantenmanagement-Tool zu machen.“
„Jedes Mal, wenn wir im laufenden Projekt auf unerwartete Herausforderungen gestoßen sind, hat apsolut uns sofort mögliche Lösungsoptionen aufgezeigt. Wir wussten immer, wieweit wir uns innerhalb der Leitplanken der Cloud-Lösung bewegen können.”
„Ein Transformationsprogramm in diesem Umfang braucht ein starkes internes Team aus Procurement und der internen IT, aber natürlich auch erfahrene und engagierte externe Partner. Am wichtigsten dabei ist, dass dann alle gemeinsam voller Leidenschaft und Überzeugung am gemeinsamen Ziel arbeiten. Neben dem starken Know-how des beratenden Implementierungspartners – in unserem Fall die Firma apsolut – ist auch eine starke Kommunikationslinie vom Partner zum Softwarelieferanten SAP notwendig."
„Bei der Auswahl unseres Implementierungspartners konnte sich apsolut aufgrund des exzellenten Verständnisses unserer Anforderungen, partnerschaftlicher Offenheit und großer Flexibilität gegen international agierende Wettbewerber durchsetzen. Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit dem apsolut-Team haben wir das Projekt erfolgreich abgeschlossen und für zukünftige Weiterentwicklungen einen Supportvertrag unterzeichnet.”
„Ich bin ganz ehrlich: Ich habe schon so viele IT-Projekte erlebt, bei denen die ambitionierten Ursprungsziele Stück für Stück relativiert wurden. Aber hier lief es anders, weil apsolut sehr konsequent gearbeitet und immer rechtzeitig interveniert hat, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen drohte”,
„Wir sind auf dem richtigen Weg, um das volle Potenzial dieser Transformation auszuschöpfen, weil apsolut nicht nur das nötige Know-How mitbringt, sondern auch unglaublich agil und engagiert arbeitet. apsolut fühlt sich für mich längst nicht mehr wie ein externer Partner an, sondern wie eine interne Abteilung, mit der wir hoffentlich noch lange zusammenarbeiten werden.”
„Für das neue Ariba-System konnten wir mit geringem Schulungsaufwand mehr als 1.400 User in drei Landesgesellschaften onboarden. Wir haben im Hinblick auf unsere Beschaffungsprozesse deutlich an Transparenz und Kontrolle gewonnen.”
„Wir konnten Ariba sehr schnell ausrollen, weil wir gemeinsam mit dem apsolut-Team von Anfang an eine pragmatische und offene Kultur der Zusammenarbeit etabliert hatten und selbst bereit waren, uns konsequent am Standard auszurichten“,
„Natürlich sind wir ungemein stolz darauf, wie wir diese komplexe Transformation gemeinsam umgesetzt haben. Die stets kompetente und mehr als termingerechte Ausführung hat uns dazu bewegt, im laufenden Projekt ein paralleles Projekt zur Teil-Prozessinnovation zu initiieren. Eigentlich ein No-Go, mit apsolut aber kein Problem! Mit dieser positiven Erfahrung war es uns ein Leichtes, ein weiteres Projekt zu initiieren, welches aktuell in der Umsetzung ist. Eins bleibt festzuhalten: Ohne das Team um Bodo Hempelmann wäre diese Reise definitiv schwieriger verlaufen!”
„Mit apsolut haben wir einen Partner gewonnen, der unsere Anforderungen effektiv und effizient in der Konfiguration von Ariba praxisnah in atemberaubender Zeit umgesetzt hat. Die kundenorientierte Vorgehensweise war einer der Hauptgründe, warum wir uns auch bei der Implementierung von SLP und Contract Management für apsolut entschieden haben.“
„apsolut hat uns in allen Phasen des Projekts sehr partnerschaftlich und super kompetent geführt! Vor allem durch die offene Zusammenarbeit zwischen allen Projektmitgliedern wurde die Motivation durchgehend hoch gehalten. Das Projektteam versteht sich untereinander sehr gut. Auch die lösungsorientierte Arbeitsweise und schnelle Entscheidungsfähigkeit durch das gesamte Projektteam hat uns beeindruckt!"
„Bei all der Digitalisierung und Automatisierung arbeiten wir nach wie vor in einem People Business. Wir sind im Projekt mittlerweile zu so einer robusten Einheit zusammengewachsen, dass wir alle unsere zum Teil ambitionierten Termine bisher gemeinsam verwirklicht haben. Am Ende motiviert das auch jeden Einzelnen, das Projekt erfolgreich voranzubringen!“
„Vom Projektauftakt an haben wir gemeinsam mit apsolut einen beachtlichen Wandel vollzogen. Die Döhler-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden sich ohne jegliche SAP-Vorkenntnisse in der einfachen Nutzeroberfläche zurecht. Dadurch ist unsere Einkaufsabteilung nicht länger eine operative Bestellstelle, sondern ein Team hausinterner Berater.“
Möchten Sie erfahren, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen? Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin, um Ihnen ein Gespräch mit einer der mehr als 250 renommierten Firmen zu ermöglichen, die auf das Fachwissen und die IT-Expertise von apsolut vertrauen.
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