External Workforce Management @apsolut

Was ist Workforce Management?

Im Workforce Management unterschiedet man zwischen Internal und External Workforce. Internal Workforce sind interne Mitarbeiter, die direkt bei einem Unternehmen angestellt sind. External Workforce sind Mitarbeiter, die nicht durch die Lohnbuchhaltung der Firma bezahlt werden.

Das kann zum Beispiel durch Arbeitnehmerüberlassungen, Outsourcing-Lösungen oder Service Agreements der Fall sein. Dennoch benötigen diese Mitarbeiter Arbeitsmaterialien, wie Laptops und Handys, oder auch Zugang zu internen Systemen.

Used to describe any person who works in or for a business but who is not employed by that business or on their payroll. It may also be used to describe workers with an explicitly defined or limited tenure.  

(Staffing Industry Analysts)

Vorteile von Global Workforce Management

Das Ziel von Workforce Management ist es, eine Übersicht über alle internen und externen Mitarbeiter zu erhalten. Dies ist aufgrund von verschiedenen Faktoren wichtig für Ihr Unternehmen:

  • Behördenanfragen (Wie arbeitet diese Person bei Ihnen? Welchen Vertrag hat die Person? Können wir eine Scheinselbstständigkeit ausschließen?)
  • Rollenvergleiche für zukünftige Investitionen (Wie und von wo vergebe ich diese Aufgabe?)
  • Information Security (Wer hat auf mein System Zugriff? Wann müssen Berechtigungen vergeben und wieder entfernt werden?)
  • Nachverfolgung (Hat diese Person schonmal bei mir gearbeitet?)
  • Dokumentation (Nachweise für Sozialabgaben)
  • Abrechnungen (Wie bezahlen wir? Wie können wir dies nachverfolgen?)

Ziel des Workforce Managements ist die Nachvollziehbarkeit von relevanten Daten aller Mitarbeiter. Das wiederum führt dazu, dass schneller und effizienter Entscheidungen getroffen werden können. Außerdem werden Kosten gespart, da Angebote einfacher verglichen werden können.

Bereiche des (external) Workforce Managements

External Workforce Management kann in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden.

In der obenstehenden Grafik sehen Sie die Aufteilung, wie die SAP sie vornimmt.

Es gibt vier großen Überkategorien

  • Contingent Workforce Management
  • Service Procurement
  • Worker Profile Management
  • Assignment Management

Je nach Unternehmen werden bestimmte Kategorien und Bereiche für Sie eine höhere oder weniger hohe Priorität haben.

External Workforce Management-Prozess

42% of workforce spending is on the external workforce.

Because the external workforce can help restart and sustain momentum.

(Services Procurement Insights 2019: The Big Reveal)

Die Prozesse und Abläufe im External Workforce Management sind meist in jedem Unternehmen gleich.

  1. Bedarfsermittlung
  2. Stellenausschreibung oder RFP/RFQ mit benötigter Expertise festlegen
  3. Ausschreibung an Lieferanten rausgeben
    1. Personen/Expertise: Lebensläufe ansehen und Entscheidung finalisieren
    2. Services: Offerten beurteilen
  4. Verträge aufsetzen

Und dennoch bringt dieser Prozess viele Herausforderungen mit sich.

Sie wissen, dass Sie weitere Expertise in einem Bereich benötigen. Sie schicken Emails mit den Details an Dienstleister, die Ihnen Experten aus diesem Bereich zur Verfügung stellen können.

Über die nächste Woche bekommen Sie vereinzelt Emails von unterschiedlichen Anbietern, die Ihnen verschiedene Dokumente schicken.

Sie müssen all diese vergleichen. Manche Dokumente sind PDFs, andere Power Points, manchmal auch Excel. Bei einigen müssen sie nachharken, bei anderen haben Sie noch Rückfragen…

Und nach 4 Wochen haben Sie bereits vergessen, welche Zulieferer Ihnen überhaupt geantwortet haben.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

External Workforce Management ist ein oft aufwendiger Prozess, der schlecht nachvollziehbar ist, wenn dafür nicht ein Tool verwendet wird, wo Sie jederzeit den Status einsehen können.

Ab wann ist ein Workforce Management Tool sinnvoll?

Ein Workforce Management Tool unterstützt Sie dabei,

  • Entscheidungen zu treffen
  • Daten aufzubereiten und vergleichbar zu machen
  • Historien einzusehen
  • Effizienter zu arbeiten
  • Daten DSGVO-konform abzulegen.

Hier gibt es unterschiedliche Ansätze. Häufig ist es Workforce Management Tool für Unternehmen sinnvoll, die mehr als 100 externe Mitarbeiter haben oder im Bereich external Workforce Management Kosten von über 10 Mio. € im Jahr haben.

Aber auch bei hohen rechtlichen Anforderungen kann ein Tool in diesem Bereich bereits früher sinnvoll sein.

Welche Inhalte werden in einem Workforce Management Tool abgelegt

In einem Workforce Management System werden nicht nur die Informationen von Freiberuflern und externen Mitarbeitern festgehalten, sondern auch Informationen zu Dienstleistern und Agenturen.

So können die Stakeholder der verschiedenen Abteilungen jederzeit diese Informationen abrufen und wissen, bei welchen Agenturen Sie am besten anfragen, da diese alle Voraussetzungen erfüllen und in der Vergangenheit bereits professionelle Experten bereitgestellt haben.

Wie ein External Workforce Projekt in der Praxis abläuft

Die Stakeholder eines solchen Projektes kommen meist aus den Abteilungen Procurement, Finance, HR und IT. Außerdem empfehlen wir mindestens zwei Keystakeholder aus der Abteilung mit ins Projekt zu holen, die später primär mit dem System arbeiten werden, damit diese bereits in der Anfangsphase Prozesse mitprägen können.

In der Praxis werden Workforce Management-Projekte oft erst in einem Bereich (z.B. einem Land) eingeführt, um Prozesse zu etablieren und zu optimieren, bevor das System großflächig ausgerollt wird. Es gibt Unternehmen, die Ihre Projekte zunächst in einer bestimmten Abteilung ausrollen.

Welche Methode am sinnvollsten und effektivsten ist, muss für jedes Unternehmen individuell entschieden werden. Sicher ist jedoch, dass wir nicht empfehlen, ein Workforce Management System direkt unternehmensweit auszurollen (big-bang), sondern dieses erst in einem konkreten Rahmen zu implementieren.

Trends im Bereich Workforce Management

Immer mehr Unternehmen verknüpfen ihre Workforce Management Daten mit Ihren HR-Systemen, um einen Überblick zu Bedarfen zu erhalten. Diese Verknüpfung wird auch als Total Workforce Management bezeichnet.

Durch diese Verbindung können Sie zum Beispiel folgende Fragen beantworten:

  • Was würde ich sparen, wenn ich meine Abteilung von München nach Kiel verlege oder eine Transparenz der Margen erreiche?
  • Wo habe ich die meisten Talente für einen Bereich?
  • Wie entwickeln sich die Löhne intern und extern?
  • Wie viele interne vs. externe Mitarbeiter habe ich in einem Bereich?

Wir arbeiten im Bereich Workforce Management primär mit SAP Fieldglass. Falls Sie Interesse haben, tiefer in das Thema einzusteigen, sind Sie herzlich willkommen sich weitere Ressourcen anzusehen.

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