Supplier Onboarding Workflow

Zu statisch, zu unflexibel, zu komplex: Der Onboarding-Prozess im Supplier Lifecycle (SLC) & Master Data Governance System (MDG-S) eines Kunden aus dem Healthcare-Sektor war für die Prozessbeteiligten nicht optimal. Aus diesem Grund haben wir den Prozess erfolgreich in die Fiori-Welt übersetzt. Unsere Fiori-App ermöglicht Lieferanten nun, sich um die Aufnahme im System der Buyside zu bewerben. Alle benötigten Daten für diesen Prozess werden mit der Onboarding-App übermittelt und typischerweise von der Buyside geprüft und bestätigt. Neben der Neuaufnahme von Lieferanten dient die App auch dem Managen von Stammdatenänderungen oder -erweiterungen bestehender Lieferanten.

Um den Prozess flexibel, dynamisch und unkompliziert zu gestalten, haben wir den Form- & Workflow-Configurator erstellt: So kann der Kunde Onboarding-Formulare und den Workflow je nach Lieferantentyp und Art der Anfrage (Extend, Change, Delete) eigenhändig customizen. Der Form-Configurator passt sich zusätzlich flexibel an die Datenstruktur im Backend an und bleibt auch so bei Änderungen in der Datenhaltung immer aktuell. Auf diese Art konnten wir dem Kunden neue Anpassungsmöglichkeiten bieten, durch die der Onboarding-Workflow ständig an aktuelle Anforderungen ausgerichtet werden kann.

Wir wollten allen Prozessbeteiligten die optimale User Experience bieten und auch komplexe Workflows mit mehreren Bestätigungsstufen möglichst simpel abbilden. Darum haben wir eine Status-Page implementiert, die den aktuellen Stand im Onboarding-Prozess anzeigt, diesen in den Gesamtworkflow einordnet und die verantwortlichen Personen für die einzelnen Schritte abbildet.

Erst wenn alle Schritte des Workflows bestätigt sind, werden die erhobenen Daten an das MDG-S weitergegeben und der entsprechende Request wird durchgeführt. Aus dem MDG-S werden die Daten dann in die ERP-Systeme repliziert.

Durch die gute Zusammenarbeit mit unserem Kunden konnten wir ein Ergebnis schaffen, das die bestehenden Prozesse zentraler, flexibler und mit einer verbesserten Datenkonsistenz abbildet. Der Einsatz von SAP Fiori bringt allen Anwendern einen Mehrwert in den Punkten Usability und Prozessübersicht.