ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Was ist ein Robotic Process Automation

Die Robotic Process Automation (kurz: RPA) versteht sich als eine Automatisierung manueller Geschäftsprozesse. Sie ist eine Technologie, die es ermöglicht, manuelle Arbeitsprozesse mithilfe von Software-Robotern automatisch auszuführen.

Die implementierten Softwarebots sind in der Lage menschliches Verhalten zu imitieren und Routineaufgaben wie Dateneingabe, -verarbeitung und -überwachung automatisiert auszuführen. Dadurch können manuell erstellte Fehler vermieden werden und Ihre Mitarbeiter werden bei wiederkehrenden Aufgaben entlastet.

Was ist ein Bot?

Bots sind automatisch gesteuerte Computerprogramme, die bestimmte Aktionen ausführen können und dabei eine deutlich höhere Schlagzahl erreichen als die manuelle Umsetzung. Bots können dabei verschiedene Aufgaben im Unternehmen übernehmen. Sie können zum Beispiel bei der Datenerfassung helfen oder bei der Verhandlung von Preisen mit Lieferanten unterstützen.

Hierzu ein Beispiel:

Während eines Geschäftsprozesses sollen Daten von 1000 Usern angelegt werden. Wenn eine Schnittstelle zu diesen 1000 Usern bereits gegeben ist, kann dieser Prozess schnell abgeschlossen werden. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, müsste der Mitarbeitende diese User manuell anlegen – das ist zeitintensiv, kostenintensiv und ein hoher Aufwand. Hier kommen die Bots zum Einsatz – diese erledigen diesen Prozess ohne einen hohen Ressourcenverbrauch.

Supervised und unsupervised iRPAs

iRPAs werden in beaufsichtigte (supervised) und unbeaufsichtigte (unsupervised) Bots unterschieden. Die beaufsichtigte iRPA wird von einem Menschen aktiviert und unter ständiger Aufsicht kontrolliert. Der Mitarbeitende muss die iRPAs leiten und die nötigen Abläufe des Bots abstimmen. Sind während des Prozesses manuelle Tätigkeiten notwendig oder treten Probleme auf, dann übergibt die beaufsichtigte iRPA wieder zurück an den Anwender.

Die unbeaufsichtigten iRPA arbeitet mit End-to-End Prozessen und kann einen Vorgang komplett und ohne menschliches Eingreifen automatisiert verarbeiten.

Use Cases für Einkauf und Beschaffung

apsolut Group bietet insgesamt 30 Use Cases an. Drei dieser Use Cases möchten wir Ihnen hier näher vorstellen.

 

Negotiation Bot - Wie ein Bot Ihnen bei Verhandlungen helfen kann
Negotiation Bot - Wie ein Bot Ihnen bei Verhandlungen helfen kann

Bei diesem Bot handelt es sich um einen Chatbot, dessen Aufgabe darin besteht, mit Lieferanten Preise zu verhandeln. Bei der Preisverhandlung wird zuvor ein bestimmter Preis festgelegt. Der Bot verhandelt so lange mit dem Lieferanten, bis der angegebene bestmögliche Preis erreicht ist.

Der Geschäftsprozess wird bei Vertragsabschluss im System angelegt. Der Negotiation Bot optimiert sein Verhalten und passt sich dem Verhalten des Lieferanten an, das heißt, wenn der Lieferant während der ersten Verhandlung 5% Nachlass gewährte, wird der Bot beim nächsten Mal versuchen, mit einem Nachlass von 6% zu verhandeln.

Procurement Bot - Automatisierte Hilfe beim Einkaufsprozess
Procurement Bot - Automatisierte Hilfe beim Einkaufsprozess

Die Zuständigkeit des Procurement Bots ist, Hilfestellung beim Einkaufsprozess zu geben. Der Bot ist im SAP Ariba System implementiert und unterstützt den Einkäufer im System. Der Einkäufer kann Fragen stellen oder auch direkt eine Bestellung auslösen.

Frequently Asked Questions “FAQ-Bot” 
Frequently Asked Questions “FAQ-Bot” 

Dieser Bot bietet Ihnen Hilfestellung bei offenen Fragen. Dem Bot werden diverse Szenarien, sowie die konkrete Problemlösung oder Antworten implementiert, damit er auf jede vorkommende Problemstellung reagieren kann.

Wann macht RPA Sinn?

In der Regel geht es um die Prozessoptimierung und -automatisierung, die durch SAP iRPA möglich gemacht wird. SAP iRPA bringt Ihnen immer dann einen Vorteil, wenn gewisse Arbeitsprozesse zu aufwendig sind, um sie manuell durchzuführen. RPAs erleichtern Anwendern die Arbeit und sorgen dafür, das gängige Fehler vermieden werden können.

Welche Vorteile bietet RPA?

SKALIERUNG
SKALIERUNG

SAP iRPAs können an mehreren Prozessen gleichzeitig arbeiten, sodass Sie Prozesse und Aufgaben leicht skalieren können.

INTEGRATION
INTEGRATION

SAP iRPAs können direkt in Ihre Einkaufssysteme integriert werden, sodass User nicht zwischen Systemen wechseln müssen.

PROZESSOPTIMIERUNG
PROZESSOPTIMIERUNG

Durch das Festlegen von Regeln können Ihre iRPA-Bots durchgehend optimiert werden, um Prozesse zu beschleunigen. Hierfür muss nicht jedes Mal ein neues Projekt angelegt, werden sondern Sie können in bestehenden Prozessen arbeiten.

COMPLIANCE UND SECURITY
COMPLIANCE UND SECURITY

Die Bots dokumentieren detailliert jeden ihrer Arbeitsschritte und gehen hierbei immer nach Ihren Business Rules vor. Durch die festgelegte Strukturierung erhöht sich die Compliance und es können Entscheidungen auf Basis von vorhandenen Daten getroffen werden.

MITARBEITERZUFRIEDENHEIT
MITARBEITERZUFRIEDENHEIT

Die Mitarbeiter werden von iRPAs in ihren Workflow entlastet, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert abgearbeitet werden können.

KUNDENZUFRIEDENHEIT
KUNDENZUFRIEDENHEIT

Durch die ständige Erreichbarkeit der Bots, können Sie Ihre Kundenzufriedenheit und Servicequalität erhöhen.

Warum RPA mit apsolut?

Unsere Leistungen bieten zwei signifikante Vorteile für Sie: Wir haben ein Portfolio von Bot-Produkten entwickelt, das zu Ihren Standard-Geschäftsprozessen passt. Diese Produkte sind vollständig entwickelt, sodass diese nur noch in Ihrem System implementiert werden müssen. Aber nicht jedes Produkt ist optimal für Ihre Anforderungen, weshalb wir Ihnen zusätzlich individuelle Beratung und Dienstleistungen anbieten.

Folgende Anwenderdienstleistungen bieten wir zusätzlich an:

  • Prozessanalyse hinsichtlich Automatisierungsvorteilen
  • Planung einer in Ihre Systemumgebung passende Automatisierungslandschaft
  • Aufstellen einer Automatisierungsstrategie, an der Sie sich orientieren können
  • Planung und Implementierung einer kundenspezifischen Automatisierungslösung mit iRPA
  • Optimierung Ihrer aktuellen iRPA-Automatisierungslösung
  • Schulung zum Aufbau von eigenem Knowhow im Bereich SAP iRPA

Wie wir arbeiten

Beyond RPA – ein Blick über den Tellerrand und in die Zukunft

Einzelne Bots agieren immer in einem wohl definierten Einsatzbereich für eine spezifische Aufgabe. Oftmals ist jedoch von der Vision eines generischen Enterprise-Assistenten die Rede. Auch diese Vision lässt sich mit den RPA und CAI-Lösungen verwirklichen. Hierbei machen wir uns den Skaleneffekt zu Nutze. Die Gesamtheit der einzelnen CAI und RPA-Bots ergibt in diesem Fall den Enterprise-Assistenten (EA). Der EA agiert in diesem Fall als Bibliothek und Framework für die einzelnen Bots und stellt Richtlinien für die Entwicklung bereit. Nach dem Baukastenprinzip können dann verschiedene Teile bei der Entwicklung wiederverwendet werden, und einzelne neue Bots lassen sich so schnell an den EA anschließen. Kontaktieren Sie uns, um zu mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Bots zu einem EA weiterentwickeln.

Unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) könnte man Bots auch in die Lage versetzen, sich selbstlernend weiter zu entwickeln. Ziel könnte dann sein, dass Bots in einem autark lernenden System selbst verstehen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wie sie zur Zufriedenheit des Auftraggebers gelöst werden können. So werden Optimierungen von Prozessketten im Unternehmen vollautomatisch stetig weiter optimiert. Und das unter Einsatz von bewährten Systemen.

Weiterführende Links und Downloads

Klicken Sie auf das Bild, um unsere Use-Cases für SAP CAI und RPA herunterzuladen
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