Die schnellste Möglichkeit, den elektronischen Unterschriftsprozess
innerhalb Ihres SAP ERP zu starten

Mehr Effizienz und Transparenz im Angebotsprozess von Bruker

Success-Story

Mehr Effizienz und Transparenz im Angebotsprozess von Bruker

UnternehmenBruker
BrancheMesstechnische Geräte im Bereich der instrumentellen Analytik
Anzahl Mitarbeiter7.500
Umsatz2,4 Mrd. US-Dollar
StammsitzBillerica, USA
  • Hintergrund

    Bis zur Implementierung des apsolut eSignature Connector for DocuSign war der Unterschriftsprozess in der Angebotserstellung bei Bruker relativ kleinteilig und intransparent: Nach der Anlage eines Dokuments in SAP wurde ein PDF erzeugt, an das eine elektronische Unterschrift manuell angehängt wurde. Dabei konnte der Signierstatus nicht ohne Weiteres nachvollzogen werden. So konnte beispielsweise in einem Krankheits- oder Vertretungsfall nicht auf einfachem Weg überprüft werden, ob ein bestimmtes Angebot bereits unterzeichnet wurde.

  • Einsatz

    Bruker entschied sich für den apsolut eSignature Connector for DocuSign für zunächst zwei Gesellschaften, bei einem jährlichen Volumen von circa 5.000 Angebotsdokumenten. Der neu implementierte Prozess ist skalierbar und kann in weiteren Unternehmen der Gruppe ausgerollt werden. Zunächst erhält der erste im Dokument hinterlegte Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link zur Unterschrift in DocuSign. Nachdem alle Unterschriften erfolgt sind erhält der ursprüngliche Bearbeiter automatisch ein Status-Update per E-Mail. Das unterzeichnete Dokument und das Abschlusszertifikat werden wiederum automatisch im SAP Records Management an das Angebotsdokument angehängt. Dabei ist der Status jederzeit über den Angebotsbeleg in SAP einsehbar.

  • E-Seals auf Rechnungen

    Bruker nutzt den eSignature Connector außerdem in seiner Landesgesellschaft in Portugal, wo nun an alle Rechnungsdokumente ein gesetzlich verpflichtendes elektronisches Siegel automatisch angehängt wird.

  • Business Outcome
    • Stark verkürzter Prozess durch automatisierte Arbeitsschritte
    • Stark verringerte Fehleranfälligkeit durch Eliminierung manueller Schritte und Medienbrüche
    • Transparenz aufgrund jederzeit einsehbarer Status
    • 100 Prozent Rechtssicherheit

„Mit seiner intelligenten Toolbox konnte apsolut jede unserer individuellen Anforderungen zügig umsetzen. Dadurch sind wir schnell ins Testing gekommen und haben einen beachtlichen Effizienzsprung gemacht.”

Kirsten Müller, Senior IT Demand & Project Manager, Bruker Corporation

Bei GESOBAU werden Mietverträge jetzt elektronisch unterzeichnet

Success-Story

Bei GESOBAU werden Mietverträge jetzt elektronisch unterzeichnet

UnternehmenGESOBAU
BrancheWohnungs- und Immobilienwirtschaft
Anzahl Mitarbeiter488 (2021)
Umsatz316 mio. Euro (2021)
StammsitzBerlin, Deutschland
  • Hintergrund

    GESOBAU ist ein kommunales Wohnungsunternehmen in Berlin, das rund 45.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwaltet. Über eine elektronische Lösung zum Unterschreiben von Mietverträgen dachte das Unternehmen schon länger nach. Die Corona-Pandemie mit ihren einhergehenden Kontaktbeschränkungen gab den letzten Ausschlag, dieses Thema anzugehen.

  • Einsatz

    Mietverträge werden im SAP ECC-System von GESOBAU erstellt und zu DocuSign transferiert. Die Mieter*innen können ihre Mietverträge nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS vollständig digital unterscheiben. Die unterschriebenen Verträge werden automatisch zum SAP ECC zurückgeschickt.

  • Spezifikationen

    Um den eSignature Connector for DocuSign zu implementieren, hat das apsolut-Team Neuland betreten und zum ersten Mal das in SAP ECC integrierte Modul „Real Estate FX“ mit der DocuSign Cloud verbunden. Auch die Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde auf Wunsch von GESOBAU in den Connector-Standard übernommen und ein benutzerdefiniertes Formulareingabefeld wurde durch apsolut programmiert.

  • Business Outcome

    Durch den automatisierten Prozess konnte GESOBAU signifikante Zeiteinsparungen erzielen. Außerdem werden eine große Menge Papier, Druckerpatronen und Porto gespart. Den neuen Mieter*innen wird ein einfacherer Onboardingprozess ermöglicht.

„Natürlich führt man ein neues Software-Tool ein, um Geld zu sparen. Aber beim Connector geht es um mehr: Wir sind viel schneller mit dem Prozess der Vertragsunterschrift und der digitalen Ablage als bisher über den postalischen Weg. Die Vertragsdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden und am Ende des Prozesses landen die Mietverträge automatisch im Archivsystem. Sämtliche manuelle Tätigkeiten entfallen.”

Sabine Klein, Informationstechnologie – Anwenderbetreuerin, GESOBAU

Das Problem

Trotz des heutigen Fortschritts setzen viele Unternehmen weiterhin auf die manuelle Signatur ihrer Dokumente. Dieser Prozess ist altbewährt, jedoch ineffizient und fehleranfällig. Neben langen manuellen Prozessen und Zeitverlusten durch Druck und Versand der Dokumente bündeln Sie viele interne Ressourcen und verlieren kostbare Zeit.

 

Die Lösung von apsolut

eSignature Connector for DocuSign

Die Einführung der elektronischen Signatur. Steigern Sie Ihre Effizienz bei Einhaltung Ihrer Compliance-Vorgaben. Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist elementarer Bestandteil der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, Unterschriften jederzeit zeit- und ortsunabhängig einzuholen. Die Durchlaufzeiten Ihrer Dokumente werden auf ein Minimum reduziert und geben Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich um die Steigerung Ihres Unternehmenserfolges zu kümmern.

Und es geht noch weiter: Durch die Integration von DocuSign an Ihr SAP-Backendsystem automatisieren Sie den digitalen Signierprozess um ein Vielfaches. Starten Sie den Prozess und überlassen Sie dem apsolut eSignature Connector die Arbeit!

Automatisierung und Digitalisierung
Automatisierung und Digitalisierung

Sie reduzieren die manuellen Prozessschritte und
können sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

Sicherheit, Rechtmäßigkeit und<br>maximale Compliance
Sicherheit, Rechtmäßigkeit und
maximale Compliance

Ihre Daten sind (rechts-)sicher in einem medienbruchfreien Prozess und erfüllen sämtliche Compliance-Regeln.

Sicherheit
Sicherheit

Durch automatische Archivierung in Ihrem SAP-Backendsystem unter Einhaltung Ihrer Vorgaben.

Video

Der apsolut eSignature Connector for DocuSign
in 150 Sekunden erklärt

Funktionen

  • Automatische Ermittlung von Unterzeichnern und Möglichkeit der Ad-hoc-Änderung derselbigen in SAP ECC oder SAP S/4HANA
  • Automatischer Start des elektronischen Signiervorgangs aus SAP ERP (ECC oder S/4HANA) für Bestellungen, Kundenaufträge, Rechnungen, Angebote etc.
  • Statusverfolgung des Signiervorgangs direkt in SAP ECC oder SAP S/4HANA
  • Unterstützung von Qualifizierter Elektronischer Signatur (QES) und Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SMS; automatische Übernahme von Mobilfunknummern aus ERP-Stammsatz
  • Ablage der signierten Dokumente im SAP ERP
  • Automatisierte SAP ERP-Stammdatenänderungen auf Basis von signierten Dokumenten (Templates oder PowerForms)

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Patrick Westrop
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