Im Rahmen der Umstellung des alten ERP-Systems auf SAP S/4HANA plante terranets bw, den Signaturprozess zu digitalisieren – mit dem Ziel, die Bearbeitungszeit pro Bestellung spürbar zu verkürzen. Die Projektleitungen Philipp Schulte und Bernd Burgemeister entschieden sich frühzeitig für den apsolut eSignature Connector for DocuSign. Trotzdem rückte das Projekt zunächst in den Hintergrund: Alle verfügbaren internen Ressourcen wurden für das große S/4HANA-Vorhaben gebündelt. Doch der ursprüngliche Projektverlauf wurde schnell revidiert. Statt zu warten, entschied sich terranets bw dazu, die Integration des eSignature Connectors sofort mit dem bestehenden ERP-System zu starten – und so wertvolle Ressourcen für das S/4HANA-Projekt freizumachen.

Dank des apsolut eSignature Connectors for DocuSign ist heute ein vollständig integrierter Signaturprozess zwischen SAP S/4HANA und DocuSign im Einsatz. Der aktuelle Status jedes einzelnen Signiervorgangs lässt sich direkt in S/4HANA nachverfolgen. Gleichzeitig werden Bestellanforderer und Lieferanten automatisch per E-Mail über den jeweiligen Fortschritt informiert – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Die Freigabe erfolgt dabei nicht nur digital, sondern auch rechtssicher.

Das Einholen der Unterschriften in DocuSign ist in den S/4HANA Flexible Workflow für die Bestellung integriert. Durch diesen Workflow wird die Bestellung im ERP-System erst als ‚freigegeben‘ markiert, wenn alle Unterzeichnenden digital unterschrieben haben. Erst dann wird der Lieferant automatisch informiert.

Die klickbasierte Signaturfreigabe und die neu gewonnene Transparenz über den Bestellstatus haben die Durchlaufzeiten von Bestellungen spürbar verkürzt. Laut Philipp Schulte, Einkäufer und Projektleitung bei terranets bw, bearbeitet das Unternehmen jährlich rund 5.000 Bestellungen. Früher mussten pro Vorgang zwei bis drei Minuten für Rückfragen zum Bearbeitungsstand einkalkuliert werden – per E-Mail oder Telefon. Heute sind solche Rückfragen zur absoluten Ausnahme geworden. In der Regel wissen alle Beteiligten jederzeit genau, wo eine Bestellung steht. Die dadurch eingesparte Zeit summiert sich auf ein beträchtliches Volumen – und schafft Raum für strategischere Aufgaben im Einkauf.

Bis zur Implementierung des apsolut eSignature Connector for DocuSign war der Unterschriftsprozess in der Angebotserstellung bei Bruker relativ kleinteilig und intransparent: Nach der Anlage eines Dokuments in SAP wurde ein PDF erzeugt, an das eine elektronische Unterschrift manuell angehängt wurde. Dabei konnte der Signierstatus nicht ohne Weiteres nachvollzogen werden. So konnte beispielsweise in einem Krankheits- oder Vertretungsfall nicht auf einfachem Weg überprüft werden, ob ein bestimmtes Angebot bereits unterzeichnet wurde.

Bruker entschied sich für den apsolut eSignature Connector for DocuSign für zunächst zwei Gesellschaften, bei einem jährlichen Volumen von circa 5.000 Angebotsdokumenten. Der neu implementierte Prozess ist skalierbar und kann in weiteren Unternehmen der Gruppe ausgerollt werden. Zunächst erhält der erste im Dokument hinterlegte Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link zur Unterschrift in DocuSign. Nachdem alle Unterschriften erfolgt sind erhält der ursprüngliche Bearbeiter automatisch ein Status-Update per E-Mail. Das unterzeichnete Dokument und das Abschlusszertifikat werden wiederum automatisch im SAP Records Management an das Angebotsdokument angehängt. Dabei ist der Status jederzeit über den Angebotsbeleg in SAP einsehbar.

Bruker nutzt den eSignature Connector außerdem in seiner Landesgesellschaft in Portugal, wo nun an alle Rechnungsdokumente ein gesetzlich verpflichtendes elektronisches Siegel automatisch angehängt wird.

Stark verkürzter Prozess durch automatisierte Arbeitsschritte Stark verringerte Fehleranfälligkeit durch Eliminierung manueller Schritte und Medienbrüche Transparenz aufgrund jederzeit einsehbarer Status 100 Prozent Rechtssicherheit

GESOBAU ist ein kommunales Wohnungsunternehmen in Berlin, das rund 45.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwaltet. Über eine elektronische Lösung zum Unterschreiben von Mietverträgen dachte das Unternehmen schon länger nach. Die Corona-Pandemie mit ihren einhergehenden Kontaktbeschränkungen gab den letzten Ausschlag, dieses Thema anzugehen.

Mietverträge werden im SAP ECC-System von GESOBAU erstellt und zu DocuSign transferiert. Die Mieter*innen können ihre Mietverträge nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS vollständig digital unterscheiben. Die unterschriebenen Verträge werden automatisch zum SAP ECC zurückgeschickt.

Um den eSignature Connector for DocuSign zu implementieren, hat das apsolut-Team Neuland betreten und zum ersten Mal das in SAP ECC integrierte Modul „Real Estate FX“ mit der DocuSign Cloud verbunden. Auch die Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde auf Wunsch von GESOBAU in den Connector-Standard übernommen und ein benutzerdefiniertes Formulareingabefeld wurde durch apsolut programmiert.

Durch den automatisierten Prozess konnte GESOBAU signifikante Zeiteinsparungen erzielen. Außerdem werden eine große Menge Papier, Druckerpatronen und Porto gespart. Den neuen Mieter*innen wird ein einfacherer Onboardingprozess ermöglicht.