W ramach procesu konwersji starego systemu ERP na SAP S/4HANA , firma Terranets bw planowała digitalizację swojego systemu podpisów, dążąc do znacznego skrócenia czasu przetwarzania każdego zamówienia. Kierownicy projektu, Philipp Schulte i Bernd Burgemeister, zdecydowali się na apsolut eSignature Connector dla DocuSign już na wczesnym etapie. Jednak plan ten początkowo zszedł na dalszy plan: firma musiała połączyć wszystkie dostępne zasoby wewnętrzne w ramach swojego dużego projektu S/4HANA . Pierwotny harmonogram projektu został jednak szybko zrewidowany. Zamiast czekać, firma Terranets bw zdecydowała się na natychmiastowe rozpoczęcie integracji eSignature Connector z istniejącym systemem ERP – uwalniając cenne zasoby dla projektu S/4HANA .

Obecnie proces składania podpisu jest w pełni zintegrowany między SAP S/4HANA i DocuSign dzięki łącznikowi apsolut eSignature dla DocuSign . Użytkownicy mogą śledzić aktualny status każdego procesu składania podpisu bezpośrednio w S/4HANA . Jednocześnie zleceniodawca i dostawca są automatycznie powiadamiani o postępie prac e-mailem – bez konieczności wykonywania jakichkolwiek czynności pośrednich. Zatwierdzenia są zarówno cyfrowe, jak i zgodne z przepisami.

Proces uzyskiwania podpisów w DocuSign jest zintegrowany z elastycznym przepływem pracy S/4HANA dla zamówień. Dzięki temu przepływowi pracy zamówienie nie jest oznaczane jako „zatwierdzone” w systemie ERP , dopóki wszyscy sygnatariusze nie złożą podpisów cyfrowych. Dopiero wtedy dostawca otrzyma automatyczne powiadomienie.

Proces zatwierdzania zamówień za pomocą kliknięcia i nowo uzyskana przejrzystość statusu zamówień znacznie skróciły czas ich realizacji. Według Philippa Schulte, agenta ds. zakupów i kierownika projektu w terranets bw, firma przetwarza około 5000 zamówień rocznie. Wcześniej na każdą transakcję trzeba było przeznaczyć od dwóch do trzech minut na odpowiedź na pytania dotyczące statusu zamówienia – mailowo lub telefonicznie. Dziś tego typu pytania stanowią raczej wyjątek niż regułę. Zasadniczo wszyscy zaangażowani w proces składania zamówienia wiedzą teraz dokładnie, gdzie ono się znajduje. Firma zaoszczędziła w ten sposób znaczną ilość czasu – czas, który może teraz poświęcić na bardziej strategiczne kwestie związane z zakupami.

Do czasu wdrożenia łącznika apsolut eSignature Connector dla DocuSign , proces podpisywania ofert w firmie Bruker był uciążliwy i mało przejrzysty. Po utworzeniu dokumentu w SAP , ręcznie generowano plik PDF, do którego dołączano podpis elektroniczny. Oznaczało to, że śledzenie statusu podpisu nie było proste. W przypadku choroby lub zastępstwa pracownika nie było prostej metody sprawdzenia, czy konkretna oferta została już podpisana.

Początkowo Bruker zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie apsolut eSignature Connector dla DocuSign w dwóch swoich spółkach, generując łącznie około 5000 dokumentów przetargowych rocznie. Nowo wdrożony proces jest skalowalny i można go wdrożyć w kolejnych spółkach grupy. Na początek, pierwszy sygnatariusz zarejestrowany w dokumencie otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem z prośbą o złożenie podpisu za pośrednictwem DocuSign . Po złożeniu wszystkich podpisów, osoba inicjująca proces podpisywania automatycznie otrzymuje aktualizację statusu e-mailem. Podpisany dokument i Certyfikat Ukończenia są następnie automatycznie dołączane do dokumentu przetargowego w systemie SAP Records Management. Status podpisu można w dowolnym momencie sprawdzić w dokumencie przetargowym w SAP .

Ponadto Bruker korzysta z rozwiązania eSignature Connector w swojej spółce zależnej w Portugalii, gdzie do wszystkich dokumentów rozliczeniowych automatycznie dołączana jest prawnie wiążąca pieczęć elektroniczna.

Znacznie skrócony proces dzięki zautomatyzowanemu przepływowi pracy. Znacznie zmniejszona podatność na błędy dzięki wyeliminowaniu czynności ręcznych i nieciągłości nośników. Przejrzystość dzięki możliwości przeglądania statusu w dowolnym momencie. 100% bezpieczeństwa prawnego.

GESOBAU to miejska spółka mieszkaniowa w Berlinie, która zarządza około 45 000 lokali mieszkalnych i komercyjnych. Firma od dawna rozważała elektroniczne rozwiązanie do podpisywania umów najmu. Pandemia koronawirusa i związany z nią dystans społeczny dały jej ostateczny impuls do podjęcia działań.

GESOBAU tworzy umowy najmu w systemie SAP ECC i przesyła je do DocuSign . Najemcy mogą podpisać swoje umowy najmu w całości cyfrowo po dwuetapowym uwierzytelnianiu za pomocą SMS-a. Podpisane umowy są automatycznie odsyłane do SAP ECC .

Aby wdrożyć eSignature Connector dla DocuSign , zespół apsolut wyruszył na nieznane wody, łącząc po raz pierwszy moduł „Real Estate FX” zintegrowany z SAP ECC z chmurą DocuSign . Na prośbę GESOBAU, implementacja uwierzytelniania dwuskładnikowego została włączona do standardu łącznika, a apsolut zaprogramował pole wprowadzania danych w formularzu definiowane przez użytkownika.

Dzięki zautomatyzowanemu procesowi firma GESOBAU osiągnęła znaczną oszczędność czasu. Dodatkowo, zaoszczędzono duże ilości papieru, wkładów do drukarek i kosztów wysyłki. Ponadto, dla nowych najemców dostępny jest prostszy proces wdrażania.