Como parte del proceso de conversión de su antiguo sistema ERP a SAP S/4HANA , terranets bw planeó digitalizar su sistema de firma con el objetivo de reducir significativamente el tiempo de procesamiento de cada pedido. Los jefes de proyecto Philipp Schulte y Bernd Burgemeister optaron por el Conector de Firma Electrónica apsolut para DocuSign desde el principio. Sin embargo, el plan inicialmente quedó en segundo plano: la empresa tuvo que aunar todos sus recursos internos disponibles para su importante proyecto S/4HANA . Sin embargo, el cronograma original del proyecto se revisó rápidamente. En lugar de esperar, terranets bw decidió comenzar a integrar el Conector de Firma Electrónica en su sistema ERP existente de inmediato, liberando valiosos recursos para el proyecto S/4HANA .

Hoy en día, SAP S/4HANA y DocuSign cuentan con un proceso de firma totalmente integrado gracias al conector de firma electrónica apsolut para DocuSign . Los usuarios pueden seguir el estado de cada proceso de firma directamente en S/4HANA . Al mismo tiempo, el solicitante y el proveedor reciben notificaciones automáticas del progreso por correo electrónico, sin necesidad de pasos manuales intermedios. Las aprobaciones son digitales y cumplen con la normativa.

El proceso de obtención de firmas en DocuSign está integrado en el Flujo de Trabajo Flexible S/4HANA para pedidos. Con este flujo de trabajo, un pedido no se marca como "aprobado" en el sistema ERP hasta que todos los firmantes hayan proporcionado sus firmas digitales. Solo entonces el proveedor recibirá una notificación automática.

El proceso de aprobación de firma con un solo clic y la nueva transparencia sobre el estado de los pedidos redujeron significativamente los tiempos de procesamiento. Según Philipp Schulte, agente de compras y director de proyectos de terranets bw, la empresa procesa alrededor de 5000 pedidos al año. Antes, tenían que dedicar de dos a tres minutos por transacción a responder preguntas sobre el estado del pedido, por correo electrónico o teléfono. Hoy en día, este tipo de preguntas son la excepción. Por lo general, todos los involucrados en el proceso de pedido saben ahora exactamente dónde se encuentra en todo momento. El ahorro de tiempo que la empresa ha logrado en este aspecto es considerable, tiempo que ahora pueden invertir en aspectos más estratégicos de compras.

Hasta la implementación del Conector de Firma Electrónica apsolut para DocuSign , el proceso de firma de presupuestos de Bruker era engorroso y poco transparente. Tras crear un documento en SAP , se generaba un PDF al que se adjuntaba manualmente una firma electrónica. Esto dificultaba el seguimiento del estado de la firma. En caso de baja por enfermedad o de que alguien sustituyera a un empleado, no existía un método sencillo para comprobar si una oferta específica ya se había firmado.

Inicialmente, Bruker decidió implementar el Conector de Firma Electrónica apsolut para DocuSign en dos de sus empresas, con un volumen anual total de aproximadamente 5000 documentos de licitación. El nuevo proceso es escalable y puede extenderse a otras empresas del grupo. Inicialmente, el primer firmante registrado en el documento recibe un correo electrónico con un enlace que le solicita que aplique su firma a través de DocuSign . Una vez aplicadas todas las firmas, la persona que inicia el proceso de firma recibe automáticamente una actualización de estado por correo electrónico. El documento firmado y el Certificado de Finalización se adjuntan automáticamente al documento de licitación en SAP Records Management. El estado de la firma puede consultarse en cualquier momento a través del documento de licitación en SAP .

Además, Bruker utiliza el eSignature Connector en su filial en Portugal, donde ahora se adjunta automáticamente un sello electrónico legalmente vinculante a todos los documentos de facturación.

Proceso significativamente acortado mediante un flujo de trabajo automatizado Susceptibilidad a errores considerablemente reducida gracias a la eliminación de pasos manuales y discontinuidades de medios Transparencia debido a la posibilidad de ver el estado en cualquier momento Seguridad jurídica del 100 por ciento

GESOBAU es una empresa municipal de vivienda de Berlín que gestiona unas 45.000 viviendas y locales comerciales. Llevaba tiempo considerando una solución electrónica para la firma de contratos de alquiler. La pandemia de coronavirus y el distanciamiento social que impuso les dieron el impulso definitivo para tomar medidas al respecto.

GESOBAU crea contratos de alquiler en el sistema SAP ECC y los transmite a DocuSign . Los inquilinos pueden firmar sus contratos de alquiler de forma totalmente digital tras la autenticación de dos factores por SMS. Los contratos firmados se devuelven automáticamente a SAP ECC .

Para implementar el Conector de Firma Electrónica para DocuSign , el equipo apsolut se adentró en un mundo inexplorado, conectando por primera vez el módulo "Real Estate FX" integrado en SAP ECC con la nube DocuSign . A petición de GESOBAU, se incorporó la autenticación de dos factores al estándar del conector y apsolut programó un campo de entrada de formulario definido por el usuario.

Gracias al proceso automatizado, GESOBAU logró un ahorro de tiempo significativo. Además, se ahorraron grandes cantidades de papel, cartuchos de impresora y franqueo. Además, existe un proceso de incorporación más sencillo para los nuevos inquilinos.