V rámci procesu převodu svého starého ERP systému na SAP S/4HANA plánovala společnost terranets bw digitalizovat svůj podpisový systém – s cílem výrazně zkrátit dobu zpracování každé objednávky. Projektoví manažeři Philipp Schulte a Bernd Burgemeister se v rané fázi rozhodli pro apsolut eSignature Connector pro DocuSign . Plán však zpočátku ustoupil do pozadí: společnost musela spojit všechny své dostupné interní zdroje pro svůj rozsáhlý projekt S/4HANA . Původní harmonogram projektu však byl rychle revidován. Společnost terranets bw se místo čekání rozhodla okamžitě začít integrovat eSignature Connector do svého stávajícího ERP systému – a uvolnit tak cenné zdroje pro projekt S/4HANA .

Díky konektoru apsolut eSignature Connector pro DocuSign je dnes mezi SAP S/4HANA a DocuSign zaveden plně integrovaný proces podepisování. Uživatelé mohou sledovat aktuální stav každého jednotlivého procesu podepisování přímo v S/4HANA . Zároveň jsou žadatel a dodavatel automaticky informováni o průběhu e-mailem – bez jakýchkoli manuálních kroků. Schválení probíhá digitálním způsobem a v souladu s právními předpisy.

Proces získávání podpisů v DocuSign je integrován do flexibilního workflow S/4HANA pro objednávky. Díky tomuto workflow není objednávka v systému ERP označena jako „schválená“, dokud všichni podepisující neposkytnou své digitální podpisy. Teprve poté dodavatel obdrží automatické oznámení.

Proces schvalování podpisů na základě kliknutí a nově získaná transparentnost ohledně stavu objednávek výrazně zkrátily dobu zpracování objednávek. Podle Philippa Schulteho, nákupčího a projektového manažera ve společnosti terranets bw, společnost zpracuje ročně přibližně 5 000 objednávek. Dříve museli na zodpovězení otázek týkajících se stavu objednávky – e-mailem nebo telefonicky – naplánovat dvě až tři minuty na transakci. Dnes jsou tyto otázky spíše výjimkou než pravidlem. Obecně platí, že každý, kdo se podílí na procesu objednávky, nyní přesně ví, kde se objednávka nachází. Množství času, které společnost tímto způsobem ušetřila, je značné – čas, který nyní může investovat do strategičtějších otázek v oblasti nákupu.

Až do implementace apsolut eSignature Connector pro DocuSign byl Bruker podpisový proces pro citace těžkopádný a postrádal transparentnost. Po vytvoření dokumentu v SAP bylo vygenerováno PDF, ke kterému byl v ručním kroku připojen elektronický podpis. To znamenalo, že sledování stavu značky nebylo jednoduché. V případě nemoci nebo někoho, kdo zastupoval zaměstnance, neexistoval jednoduchý způsob, jak zkontrolovat, zda již byla podepsána konkrétní nabídka.

Zpočátku se Bruker rozhodl implementovat apsolut eSignature Connector pro DocuSign pro dvě ze svých společností, v celkovém ročním objemu přibližně 5 000 nabídkových dokumentů. Nově implementovaný proces je škálovatelný a lze jej rozšířit na další společnosti v rámci skupiny. Pro začátek obdrží první podepisující osoba udržovaná v dokumentu e-mail s odkazem požadujícím, aby použil svůj podpis prostřednictvím DocuSign . Jakmile jsou všechny podpisy použity, osoba, která proces podepisování iniciuje, automaticky obdrží e-mailem aktualizaci stavu. Podepsaný dokument a Certifikát o dokončení jsou pak automaticky připojeny k nabídkovému dokumentu ve Správě záznamů SAP . Stav podpisu lze kdykoli zobrazit prostřednictvím nabídkového dokumentu v SAP .

Bruker navíc používá eSignature Connector ve své dceřiné společnosti v Portugalsku, kde je nyní ke všem fakturačním dokumentům automaticky připojena právně závazná elektronická pečeť.

Výrazně zkrácený proces díky automatizovanému workflow Výrazně snížená náchylnost k chybám díky eliminaci manuálních kroků a diskontinuit médií Transparentnost díky možnosti zobrazení stavu kdykoliv 100% právní jistota

GESOBAU je městský bytový podnik v Berlíně, který spravuje přibližně 45 000 bytových a komerčních jednotek. O elektronickém řešení pro podepisování nájemních smluv společnost uvažovala již delší dobu. Pandemie koronaviru a sociální distancování, které uvalila, jim daly poslední tlak, aby s tím něco udělali.

GESOBAU vytváří nájemní smlouvy v systému SAP ECC a předává je DocuSign . Nájemci mohou své nájemní smlouvy podepisovat zcela digitálně po dvoufaktorové autentizaci prostřednictvím SMS. Podepsané smlouvy se automaticky vrátí do SAP ECC .

Při implementaci eSignature Connector pro DocuSign vstoupil tým apsolut do neprobádaných vod tím, že poprvé propojil modul „Real Estate FX“ integrovaný v SAP ECC s cloudem DocuSign . Na žádost GESOBAU byla implementace dvoufaktorové autentizace začleněna do konektorového standardu a apsolut naprogramoval uživatelsky definované vstupní pole formuláře.

Díky automatizovanému procesu se GESOBAU podařilo dosáhnout výrazných úspor času. Navíc ušetřili velké množství papíru, náplní do tiskáren a poštovného. A pro nové nájemce je k dispozici jednodušší proces registrace.