Die DMK Group, Deutschlands größte Molkereigenossenschaft, arbeitete mit einer vielfältigen, spezialisierten Systemlandschaft – eine bewusste Entscheidung, da kein einzelnes Tool alle Anforderungen des Einkaufsprozesses abdecken konnte. Diese Struktur ermöglichte es, unterschiedliche Bedarfe gezielt zu erfüllen, brachte jedoch auch Herausforderungen wie begrenzte Integration und erhöhten Aufwand mit sich. Die digitale Transformation des Einkaufs wurde daher zu einem strategischen Schritt, um Effizienz und Transparenz nachhaltig zu steigern.
Die Reise begann 2018 mit der Entwicklung einer Corporate Procurement-IT-Roadmap, mit dem Value Engineering Team der SAP und im Rahmen der Vorgaben aus der DMK-IT-Strategie. 2019 startete das Projekt zum ersten Modul: Supplier Lifecycle and Performance. Pandemiebedingt erfolgte 2020 ein erneuter Check und eine Überarbeitung der Roadmap, bevor ab 2021 die nächsten Projekte starteten – Modul für Modul folgten Guided Sourcing, Contracts und Guided Buying.
Für die Umsetzung setzte DMK auf apsolut – nicht zuletzt wegen der über 20-jährigen Partnerschaft. apsolut kennt die Organisation, versteht die Einkaufsprozesse und denkt in End-to-End-Szenarien. Der Anspruch war klar: Komplexität reduzieren, Prozesse harmonisieren und den Einkauf so aufstellen, dass er trotz steigender Anforderungen langfristig steuerbar und skalierbar bleibt.
„Es war hilfreich, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der unsere Organisation kennt“,
sagt Wiebke Stahmann, Expertin eProcurement und Projektleiterin bei der DMK Group. „Trotz häufiger personeller Wechsel fanden wir Lösungen – und apsolut zeigte sich bei Eskalationen stets offen und kooperativ.“
Die Zielsetzung ging über die reine Digitalisierung hinaus: Im Fokus standen eine stärkere Nutzerorientierung, mehr Eigenständigkeit und Effizienzgewinne im Arbeitsalltag.
Doch der Weg war anspruchsvoll: Lieferanten-Onboarding, Change Management, begrenzte personelle Kapazitäten – all das verlangte dem Projektteam viel ab. Ein strukturiertes Key-User-Konzept, ein eigens entwickeltes Ticketsystem und konsequente Kommunikation halfen, diese Herausforderungen zu meistern. „Wir haben ein starkes Team und einen großartigen gemeinsamen Spirit, aber auch nach vorne noch einen weiten Weg“, so Stahmann.
Am 18. März 2025 wurde SAP Ariba Guided Buying erfolgreich live gesetzt – mit 1.100 Usern, darunter 700 Anforderer und 400 Genehmiger. In den ersten sechs Monaten nach dem Go-live wurden bereits über 20.000 Anforderungen digital abgewickelt. Besonders erfreulich: Sowohl kleinere als auch große Lieferanten konnten direkt zum Start erfolgreich integriert werden. Und die Zahl der Lieferanten auf dem Netzwerk steigt täglich.
Heute steuert die DMK Group Genehmigungsprozesse flexibel, erstellt Templates eigenständig und profitiert von zentral gepflegten Daten. Flexibles Reporting unterstützt zunehmend die Transparenz im Einkauf und kann individuell genutzt werden.
Die Transformation ist noch nicht abgeschlossen, Themen wie Nutzerakzeptanz und Integration zwischen den einzelnen Modulen begleiten das Projetteam ständig. Mit Guided Buying, Sourcing, Contracts und SLP wurde eine starke Basis gelegt. Nun folgt mit dem SCC-Modul ein besonders anspruchsvolles Teilprojekt – es betrifft direkte Materialien, Forecasting und Planung und hat damit mögliche Auswirkungen auf die Produktion. Der Respekt vor dieser Aufgabe ist groß, doch die bisherigen Erfahrungen stimmen zuversichtlich. Für Stahmann ist klar: „Digitalisierung muss Wirkung zeigen – durch Transparenz, Prozesssicherheit und Skalierbarkeit. Nur dann wird sie zur echten Unterstützung für den Einkauf.“
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