DMK Group, el mayor grupo lácteo de Alemania, trabajaba con un entorno de sistemas diverso y especializado, una decisión deliberada, ya que ninguna herramienta por sí sola podía cubrir todos los requisitos del proceso de compras. Esta estructura permitía a la empresa satisfacer diferentes necesidades de forma específica, pero también conllevaba desafíos como una integración limitada y un aumento de los costes. Por lo tanto, la transformación digital del departamento de compras fue una medida estratégica para aumentar la eficiencia y la transparencia a largo plazo.
El proyecto comenzó en 2018 con el desarrollo de una hoja de ruta de TI para compras corporativas, en colaboración con el equipo SAP Value Engineering y en el marco de las especificaciones de la estrategia DMK-IT. En 2019, se inició el proyecto con el primer módulo: Ciclo de vida y rendimiento del proveedor. Debido a la pandemia, en 2020 se realizó una nueva revisión de la hoja de ruta antes de que comenzaran los siguientes proyectos en 2021: módulo a módulo, seguidos de Abastecimiento guiado, Contratos y Compra guiada.
Para la implementación del proyecto, DMK recurrió a apsolut , principalmente debido a su colaboración de 20 años. apsolut conoce bien la organización, comprende los procesos de compra y tiene una visión integral. Los objetivos eran claros: reducir la complejidad, armonizar los procesos y configurar el departamento de Compras de manera que siga siendo controlable y escalable a largo plazo, a pesar del aumento de las necesidades.
"Fue de gran ayuda trabajar con un socio que conoce nuestra organización".
Según Wiebke Stahmann, experta en compras electrónicas y jefa de proyecto en DMK Group, «a pesar de los frecuentes cambios de personal, encontramos soluciones, y apsolut demostró ser siempre abierta y colaboradora a la hora de gestionar las incidencias».
El objetivo iba más allá de la mera digitalización: una mayor orientación al usuario, una mayor independencia y una mayor eficiencia también eran fundamentales.
Pero el proceso fue exigente: la incorporación de proveedores, la gestión del cambio y la limitada capacidad del personal supusieron un gran esfuerzo para el equipo del proyecto. Un concepto estructurado de usuarios clave, un sistema de gestión de incidencias propio y una comunicación constante contribuyeron a superar estos retos. «Tenemos un equipo sólido y un espíritu de colaboración fantástico, pero aún nos quedaba mucho camino por recorrer», afirma Stahmann.
El 18 de marzo de 2025, SAP Ariba Guided Buying se lanzó con éxito, alcanzando los 1100 usuarios, entre ellos 700 solicitantes y 400 aprobadores. En los primeros seis meses tras su lanzamiento, ya se habían procesado digitalmente más de 20 000 solicitudes. Un aspecto especialmente destacable es que, desde el principio, la organización logró integrar con éxito tanto a proveedores pequeños como a grandes. Y el número de proveedores en la red aumenta día a día.
Actualmente, DMK Group gestiona su proceso de aprobación con flexibilidad, crea plantillas de forma independiente y se beneficia de datos centralizados. La generación de informes flexibles contribuye a una mayor transparencia en las compras y puede utilizarse de forma individual.
La transformación aún no ha concluido; el equipo del proyecto se centra constantemente en aspectos como la aceptación por parte del usuario y la integración entre los distintos módulos. Con Compras Guiadas, Abastecimiento, Contratos y SLP, la organización ha sentado bases sólidas. Ahora, la transformación se centra en el módulo SCC, una parte muy exigente del proyecto. Este módulo abarca materiales directos, previsión y planificación, y puede tener repercusiones en la producción. Existe un gran respeto por esta tarea, pero la experiencia previa invita al optimismo. Para Stahmann, una cosa está clara: «La digitalización debe tener un impacto real, a través de la transparencia, la fiabilidad de los procesos y la escalabilidad. Solo así supondrá un verdadero apoyo para el departamento de Compras».
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