عملت مجموعة DMK، أكبر مجموعة ألبان في ألمانيا، مع منظومة أنظمة متنوعة ومتخصصة، وهو قرار مدروس، إذ لم يكن بالإمكان لأي أداة بمفردها تغطية جميع متطلبات عملية الشراء. وقد مكّن هذا الهيكل الشركة من تلبية مختلف المتطلبات بطريقة دقيقة، ولكنه انطوى أيضاً على تحديات مثل محدودية التكامل وزيادة النفقات. ولذلك، كان التحول الرقمي لعمليات الشراء خطوة استراتيجية لزيادة الكفاءة والشفافية على المدى الطويل.

بدأت الرحلة في عام ٢٠١٨ بوضع خارطة طريق لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمشتريات المؤسسية، بالتعاون مع فريق هندسة القيمة SAP وضمن إطار مواصفات استراتيجية DMK-IT. في عام ٢٠١٩، انطلق المشروع بالوحدة الأولى: دورة حياة الموردين وأدائهم. ونظرًا للجائحة، أُجريت مراجعة أخرى لخارطة الطريق في عام ٢٠٢٠ قبل بدء المشاريع التالية في عام ٢٠٢١، حيث تلتها وحدات فرعية مثل التوريد الموجه، والعقود، والشراء الموجه.

لتنفيذ المشروع، استعانت شركة DMK بشركة apsolut ، وذلك بفضل شراكتها الممتدة لعشرين عامًا. تتمتع apsolut بمعرفة واسعة بالشركة، وفهم عميق لعمليات الشراء، ونظرة شاملة للمشاريع. كانت الأهداف واضحة: تبسيط العمليات، وتوحيدها، وتطوير قسم المشتريات بطريقة تضمن استمرارية التحكم فيه وقابليته للتوسع على المدى الطويل، رغم تزايد المتطلبات.

تقول ويبكه ستامان، خبيرة المشتريات الإلكترونية ومديرة المشاريع في مجموعة DMK: "على الرغم من التغييرات المتكررة في الموظفين، فقد وجدنا حلولاً - وأثبتت apsolut أنها منفتحة ومتعاونة باستمرار عندما يتعلق الأمر بالتصعيدات".

لم يقتصر الهدف على مجرد الرقمنة: بل كان التركيز الأكبر على المستخدم، وزيادة الاستقلالية، وتحقيق مكاسب في الكفاءة من الأمور الأساسية أيضاً.

لكن الرحلة كانت شاقة: ضمّ الموردين، وإدارة التغيير، ومحدودية قدرات الموظفين - كل هذه الأمور استلزمت جهداً كبيراً من فريق المشروع. وقد ساعد مفهوم المستخدم الرئيسي المنظم، ونظام التذاكر الذي طوروه بأنفسهم، والتواصل المستمر على تجاوز هذه التحديات. يقول ستامان: "لدينا فريق قوي وروح تعاون رائعة، لكن ما زال أمامنا طريق طويل".

في 18 مارس 2025، انطلق نظام الشراء الموجه من SAP Ariba بنجاح، حيث بلغ عدد مستخدميه 1100 مستخدم، منهم 700 طالب و400 مُوافق. وفي الأشهر الستة الأولى بعد الإطلاق، تمت معالجة أكثر من 20000 طلب إلكترونيًا. ومن الأمور المُرضية بشكل خاص، قدرة النظام منذ البداية على دمج الموردين الصغار والكبار على حد سواء بنجاح. ويتزايد عدد الموردين على الشبكة يوميًا.

اليوم، تُدير مجموعة DMK عملية الموافقة بمرونة، وتُنشئ نماذجها بشكل مستقل، وتستفيد من البيانات المُدارة مركزياً. كما تُسهم التقارير المرنة في زيادة الشفافية في قسم المشتريات، ويمكن استخدامها بشكل فردي.

لم يكتمل التحول بعد؛ إذ يركز فريق المشروع باستمرار على مواضيع مثل قبول المستخدمين والتكامل بين الوحدات المختلفة. مع أنظمة الشراء الموجه، والتوريد، والعقود، وإدارة دورة حياة المنتج، أرست المؤسسة أسسًا متينة. ويتبع هذا التحول الآن وحدة التحكم في سلسلة التوريد (SCC)، وهي جزء بالغ الأهمية من المشروع. تتعلق هذه الوحدة بالمواد المباشرة، والتنبؤ، والتخطيط، وقد تؤثر على الإنتاج. هناك تقدير كبير لهذه المهمة، لكن التجارب السابقة تبعث على التفاؤل. بالنسبة لستاهمان، هناك أمر واحد واضح: "يجب أن يُحدث التحول الرقمي أثرًا ملموسًا - من خلال الشفافية، وموثوقية العمليات، وقابلية التوسع. عندها فقط سيُشكل دعمًا حقيقيًا لعمليات الشراء."