Compras directas SAP en apsolut
La forma más sencilla de digitalizar la adquisición de materias primas directas para productos altamente técnicos.
La rutina diaria en la contratación directa
En la práctica, la adquisición directa de materiales es un proceso largo y complejo. Identificación de la demanda, notificación de la demanda, cobertura de la demanda, contratos, pedidos, pagos y más: todo el proceso de compra a menudo no está representado en un sistema homogéneo y transparente, lo que resulta en un mayor esfuerzo manual y una falta de transparencia dentro de los departamentos y entre los compañeros.
Una de las partes más importantes de la Adquisición Directa es el Abastecimiento Directo de Materias Primas, ya que identifica a los proveedores que posteriormente influirán directamente en la calidad y la producción de los productos.
¿Qué es el abastecimiento directo de materias primas?
El abastecimiento directo de materiales forma parte de la adquisición directa y se centra en la planificación y compra de materiales que no se producen internamente o que se deben obtener externamente debido a la disyuntiva entre fabricar o comprar. En la práctica, este suele ser un proceso largo y poco transparente. Hay que seleccionar proveedores, probar prototipos, garantizar la calidad, comparar precios, comunicarse con los proveedores y mucho más. Luego viene la fase de licitación y la comparación de las ofertas.
Este puede ser un proceso complejo con muchas preguntas y decisiones sin respuesta:
- ¿Puede el proveedor A suministrarme la cantidad adecuada de materiales durante los próximos 5 años?
- ¿Cambian con frecuencia las especificaciones o el diseño de mis productos?
- ¿En qué se diferencian las condiciones de los proveedores A y B?
- ¿Tengo disponible el plano/lista de materiales válido y actualizado?
- ¿Conozco la evolución de los precios de las materias primas en mi grupo de materiales?
- El proveedor C también puede realizar la entrega, pero solo a partir de la fecha X.
- ¿Cómo puedo garantizar el uso y el seguimiento de los contratos celebrados con los proveedores?
¿Conoce estos conceptos y procedimientos? La complejidad de la integración a lo largo del proceso de adquisición y contratación genera interrupciones y dificulta la eficiencia. Es fundamental guardar información diversa de forma transparente y clara, de manera que, incluso en el futuro, se pueda rastrear el porqué de cada decisión y garantizar la auditabilidad. Quizás sus productos también estén sujetos a procesos de aprobación o directrices especiales. Y, sobre todo, con productos altamente técnicos, es imprescindible mantener los estándares y la calidad. La premisa suele ser la siguiente: no se trata de encontrar al proveedor más barato, sino al adecuado.
Desafíos en el proceso de compras directas SAP
Las empresas manufactureras que utilizan SAP a menudo siguen realizando sus compras directas de forma manual utilizando Excel y correo electrónico, o utilizan otras soluciones de software que deben integrarse con SAP de una manera extremadamente laboriosa.
Es posible que ya esté utilizando una plataforma central, pero es muy probable que no esté integrada de extremo a extremo en su entorno de sistemas, y es probable que sus datos no estén almacenados de manera uniforme y, por lo tanto, no sean comparables.
Cada oferta se configura de manera diferente. Existen distintas estructuras, formatos de archivo, nombres y más. En resumen, se requiere un gran esfuerzo para generar una comparación completa y transparente de una amplia variedad de ofertas de proveedores.
¿Te suena familiar esta situación?
Debes comparar las ofertas manualmente, crear un resumen y entregarlo como plantilla de decisión de forma comprensible.
Para los nuevos proyectos con nuevos proveedores, esto supone un reto laborioso y estresante.
Pero incluso con los proveedores existentes, es necesario renegociar extensamente los contratos debido a cambios en los índices de las materias primas subyacentes, fluctuaciones del tipo de cambio o la expiración de los contratos.
Requisitos legales en el proceso de contratación directa
Los nuevos requisitos legales, como la Ley de Obligaciones de Abastecimiento de la Cadena de Suministro, también plantean nuevos desafíos para los compradores directos de materias primas:
- ¿Su proveedor presta atención a la protección del clima?
- ¿Existen sospechas de que puedan estar utilizando mano de obra infantil o de que no estén eliminando adecuadamente las sustancias nocivas?
Todos estos factores se suman a las ofertas en sí mismas como parámetros relevantes para la comparación y dificultan tanto la comparación cuantitativa como cualitativa de los proveedores.
Al mismo tiempo, existe información procedente de la inteligencia artificial, así como datos de proveedores externos (Ecovadis, D&B, Creditrefom y muchos más) que facilitan aún más la evaluación de los proveedores, ya sean datos de riesgo o incluso acontecimientos geopolíticos que puedan influir en la entrega.
Pero, ¿realmente has encontrado el proceso más eficiente y transparente para tu empresa?
Por qué la colaboración es importante para la contratación directa
- ¿Cómo pueden mis compañeros hacer un seguimiento de mi trabajo si cambio de área de trabajo o incluso si dejo de trabajar de forma imprevista?
- ¿Los demás empleados tienen a su disposición todos los datos de contacto, la información, las ofertas anteriores y las condiciones o contratos negociados con los proveedores?
- ¿Hasta qué punto están integrados todos los actores clave en los procesos?
- ¿Cómo puedes garantizar que tus compañeros puedan continuar su trabajo sin demora?
- ¿Cómo se garantiza el cumplimiento de los requisitos necesarios?
A partir de estas preguntas, se observa que la transparencia, la colaboración y el cumplimiento son pilares fundamentales en la gestión de compras. El objetivo debe ser estandarizar y documentar los procesos manuales, de modo que todas las partes interesadas puedan consultar el estado actual en cualquier momento. Una forma de lograrlo es crear un entorno de sistemas lo más homogéneo posible, de manera que los datos se transfieran automáticamente a los departamentos correspondientes.
Soluciones para la contratación directa con SAP
Con su último producto, SAP Product Sourcing Suite, SAP ha iniciado una revolución en las compras directas.
Obtenga más información aquí: Suite de abastecimiento de productos SAP
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