Unternehmen Abraxas
Branche Informations- und Kommunikationstechnologie
Produkte IT-Lösungen für öff entliche Insti tuti onen in der Schweiz
Anzahl Mitarbeiter rund 1.000
Umsatz 215 Millionen Schweizer Franken
Stammsitz St. Gallen, Schweiz
Websitewww.abraxas.ch
Herausforderungen
Ziele
  • Optimierung und Vereinfachung der bestehenden Procurement-Prozesse und Tools durch neue Technologien, wie zum Beispiel KI
  • Ausschöpfung des Potenzials der bestehenden SAP Ariba-Suite
Lösungen
Lösungen
  • Einführung des Copilot for SAP Ariba in enger Partnerschaft mit apsolut und Lhotse
  • KI-gestützte Erfassung von Bestellanforderungen direkt aus Lieferantenangeboten
  • Maßgeschneiderte Integration des Copilots in das individuelle Beschaffungsmodell von Abraxas
  • apsolut als Single Point of Contact, Lhotse als KI-Spezialist im Hintergrund
Vorteile
Vorteile
  • Automatisierter Import von Lieferantenoff erten zur Erfassung von Bestellanforderungen
  • Effizienzgewinn im operativen Einkauf durch reduzierte manuelle Aufwände
  • Automatische Warengruppenzuordnung als Grundlage für das Warengruppenmanagement
  • Gestiegene Benutzerfreundlichkeit von SAP Ariba für die Bestellanforderer
Warum apsolut?
Warum apsolut?
  • Gewachsenes Vertrauensverhältnis durch jahrelange Zusammenarbeit im SAP Ariba-Support
  • Lhotse als spezialisierter, agiler und lösungsorientierter KI-Partner im Hintergrund
  • Passgenaue, auf den Bedarf von Abraxas zugeschnittene Lösung

Abraxas, apsolut und Lhotse zeigen, wie moderner Einkauf bei einem IT-Spezialisten für die öff entliche Hand aussieht

Abraxas Informatik AG bildet mit rund 1.000 Mitarbeitenden das digitale Rückgrat der Schweizer Verwaltung. Wer in der Schweiz eine Steuerveranlagung erhält, ein Fahrzeug anmeldet oder ein Bußgeld bezahlt, kommt in vielen Kantonen mit Abraxas in Kontakt, ohne es zu wissen. Das Unternehmen digitalisiert den Staat. Und seine Beschaffungsthemen werden zunehmend komplexer.

SAP Ariba Snap war bereits seit 2023 im Einsatz. Der nächste Schritt war eine bewusste Entscheidung: das Potenzial der Plattform weiter ausschöpfen — mit KI-Unterstützung, die das Erfassen von Purchase Requisitions (PR) in den Fachbereichen erleichtert und den operativen Einkauf entlastet.

Abraxas kannte apsolut bereits als Supportpartner für SAP Ariba und aus einer langjährigen, guten Zusammenarbeit. Marlene Schenkel, Strategic Sourcing Manager bei Abraxas, wandte sich deshalb mit ihrer Anfrage an apsolut.

apsolut stellte den Copilot for SAP Ariba vor, entwickelt in enger Partnerschaft mit dem KI-Spezialisten Lhotse. Eine Lösung, die die Erfassung von PR auf Basis von Lieferantenangeboten automatisiert und den operativen Einkauf bei der Bearbeitung eingehender PR entlastet. Can Akin, Gründer und Geschäftsführer von Lhotse, erkannte die spezifischen Anforderungen von Abraxas schnell und baute die Lösung so um, dass sie mit den bestehenden Ariba-Formularen funktioniert.

Gute Partnerschaften beweisen sich, wenn es komplex wird. Marlene Schenkel zieht ein klares Fazit:

„Unser Ziel war eine Lösung, die schnell wirkt. Mit dem Copilot haben wir genau das gefunden.“

Am 13. Januar 2026 ging die Lösung produktiv live, nach eingehender Testphase und bewusst nach Weihnachten, damit die Einführung die nötige Aufmerksamkeit bekommt. Die ersten Erfahrungen sind erfreulich. Lhotse arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Copilots, darunter die Unterstützung zusätzlicher Dateiformate und die weitere Optimierung der Angebotserkennung.

Abraxas, apsolut und Lhotse haben gezeigt, wie moderner Einkauf bei einem IT-Spezialisten für die öffentliche Hand funktionieren kann — mit den richtigen Partnern und der richtigen Lösung.

Der Copilot for SAP Ariba wurde speziell für die Beschaff ungsprozesse von Abraxas, einem auf die öff entliche Hand spezialisierten Unternehmen, adapti ert – ein Pilotprojekt mit Vorbildcharakter.

Abraxas denkt nicht in Projekten. Sondern in Entwicklungsschritt en.

Implementierte Tools

Copilot for SAP Ariba
Copilot for SAP Ariba
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„Natürlich sind wir ungemein stolz darauf, wie wir diese komplexe Transformation gemeinsam umgesetzt haben. Die stets kompetente und mehr als termingerechte Ausführung hat uns dazu bewegt, im laufenden Projekt ein paralleles Projekt zur Teil-Prozessinnovation zu initiieren. Eigentlich ein No-Go, mit apsolut aber kein Problem! Mit dieser positiven Erfahrung war es uns ein Leichtes, ein weiteres Projekt zu initiieren, welches aktuell in der Umsetzung ist. Eins bleibt festzuhalten: Ohne das Team um Bodo Hempelmann wäre diese Reise definitiv schwieriger verlaufen!”
Manuel Steffen, Project Officer Source-to-Pay, Evonik Industries
“Entscheidend war für uns, dass wir einen gemeinsamen zukunftsgerichteten Standard schaffen, der für alle Einheiten funktioniert und gleichzeitig Raum für lokale Anforderungen lässt”,
Alexandra Leitenberger, Gesamtprojektleitung und Service Owner SAP Ariba, Diehl
„Für das neue Ariba-System konnten wir mit geringem Schulungsaufwand mehr als 1.400 User in drei Landesgesellschaften onboarden. Wir haben im Hinblick auf unsere Beschaffungsprozesse deutlich an Transparenz und Kontrolle gewonnen.”
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„Die Firma apsolut unterstützt uns seit 10 Jahren beim Betrieb unseres SRM-Systems. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir ein Problem im Produktivsystem melden, oder Anforderungen zu Change Requests durchsprechen möchten. Wir werden zeitnah von apsolut kontaktiert, um unser Anliegen zu beheben oder unsere Anforderungen im Detail zu besprechen. apsolut bietet immer das wichtige Stück Sicherheit im Hintergrund - wenn etwas ist, helfen sie immer schnell und unkompliziert.”
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„Weil die Erfahrungen mit apsolut über alle beteiligten Landesgesellschaften hinweg überaus positiv waren, haben wir die Zahl der monatlichen Support-Tage bereits zweimal verdoppelt. Dank apsolut haben wir überhaupt erst die Ressourcen, um Rollouts in weiteren Landesgesellschaften umzusetzen. Momentan stehen Rollouts in Spanien, Portugal, Italien und Frankreich an.” Sandra Mancino, Application Consultant, C&A
Sandra Mancino, Application Consultant, C&A
„Die Zusammenarbeit mit apsolut war ein voller Erfolg. Gemeinsam haben wir es geschafft, unsere Lieferkette in die Cloud zu führen und dabei Stabilität wie Zukunftssicherheit zu gewinnen“,
Michael Wölfl, Leitung PPS, Alfred Ritter
„Bei all der Digitalisierung und Automatisierung arbeiten wir nach wie vor in einem People Business. Wir sind im Projekt mittlerweile zu so einer robusten Einheit zusammengewachsen, dass wir alle unsere zum Teil ambitionierten Termine bisher gemeinsam verwirklicht haben. Am Ende motiviert das auch jeden Einzelnen, das Projekt erfolgreich voranzubringen!“
Simon Bohn, Global Solution Architect Procure to Pay, STIHL
„Unser Ziel war eine Lösung, die schnell wirkt. Mit dem Copilot haben wir genau das gefunden.“
Marlene Schenkel, Strategic Sourcing Manager, Abraxas Informatik
„Ich vergebe neun von zehn Punkten – apsolut gehört für mich klar zu den besten fünf Prozent aller Beratungserfahrungen, die wir gemacht haben.“
Felix Leister, Global Process Owner – Source-to-Pay, Festool
„Obwohl der persönliche Kontakt durch Corona sehr eingeschränkt war, hat sich während der intensiven Projektphase ein starkes Team gebildet. Die Entscheidungswege waren bei BITZER und apsolut stets kurz und so konnten die vielen Themen zeitnah abgearbeitet werden und das geplante GoLive-Datum erreicht werden. Das Home Office war kein Hindernis, sondern brachte uns zudem noch die nötige Flexibilität für ein Projekt in der Größenordnung. Alle Teammitglieder haben Großartiges geleistet, selten habe ich mit einem Beratungshaus so gut zusammen gearbeitet!“
Steffen Bauer, Projektleiter, BITZER
„Im Gespräch mit apsolut ist schnell klar geworden, dass wir zwar auch im direkten Einkauf Digitalisierungspotenzial haben, aber ein noch viel größeres Potenzial in der Digitalisierung unserer indirekten Beschaffung liegt. Daher haben wir unseren Fokus verschoben und diese Entscheidung war absolut richtig“,
Yvonne Kippschull, SAP-Prozess- & Anwendungsberaterin, wolfcraft
„Nach den ersten Ariba-Roll-Outs haben wir weiter mit apsolut zusammengearbeitet und unsere Ariba-Suite gemeinsam weiterentwickelt. Wir arbeiten meist auf Augenhöhe zusammen, und ich schätze die offene und ehrliche Beratung von apsolut. Ich habe immer das Gefühl, dass die beste Lösung für den Kunden ihr Leitmotiv ist. Diese Ehrlichkeit hat dazu geführt, dass wir schon so lange gut zusammenarbeiten.“
Małgorzata Pośpiech, SCM Process Manager, JOYNEXT
“Was mich besonders beeindruckt hat, war die offene und ehrliche Kommunikation mit apsolut im Projekt.”
Julia Führer, IT Inhouse Consultant Procurement, BIOTRONIK
“Die Technologie eröffnet zweifellos viele neue Möglichkeiten. Aber wenn man die Menschen nicht von den Vorteilen dieser Technologie überzeugt, wird man diese Möglichkeiten nicht nutzen können. apsolut hat maßgeblich dazu beigetragen, dass die Menschen bei Archroma die Vorteile der neuen Lösung erkennen und das Unternehmen langfristig davon profitiert.”
Felipe Antunes Miranda, Global IT Category Manager and Project Manager, Archroma
„Mit seiner flexiblen und transparenten Arbeitsweise hat apsolut unsere eigenen begrenzten Personalressourcen perfekt ergänzt. Gemeinsam konnten wir auch Themen wie Multi-Line-Items oder Abhängigkeiten mit anderen Tools angehen. Dabei ist unglaublich viel Know-how zu uns geflossen“,
Regina Krüger-Wendel, Chief Procurement Officer, Atruvia
„Wir waren auf der Suche nach einer spezifischen Lösung, die es noch nicht gab. Wir wollten keine schlechten Kompromisse eingehen. Deshalb haben wir den richtigen Partner gesucht, der uns ein flexibles Tool modelliert, bei dem wir die spezifischen Prozesse selbst konfigurieren können. Wir haben unser Know-how und unsere Kreativität genutzt, um Squando zu unserem globalen Lieferantenmanagement-Tool zu machen.“
Ketylin Morello, Purchasing Strategy and Market Intelligence & Functional Product Owner for Squando, Schaeffler
„Die Mischung aus virtuellen Design-Diskussionen, Systemdemos und Breakout-Meetings, unterstützt durch Best-in-Class-Tools, die es uns ermöglichten, Aufgaben und Entscheidungen am geteilten Bildschirm zu kommentieren und zu verfolgen, ermöglichte uns eine enge Zusammenarbeit mit apsolut, obwohl Entfernungen von bis zu 12.000 Kilometern überbrückt werden mussten. Wir waren sehr froh, dass unsere beiden Projekte mit Hilfe von apsolut erfolgreich umgesetzt werden konnten."
Alina Aftene, Procurement Solutions Specialist, Delivery Hero
„Wir hatten viele spezifische Anforderungen und gemeinsam mit apsolut haben wir für jede dieser Anforderungen eine Lösung gefunden. Früher haben wir Lieferanteninformationen gesucht, heute finden wir sie. Wir sind wirklich sehr zufrieden!”
Tanja Sefrin, Projektleiterin, KUKA
„Es war hilfreich, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der unsere Organisation kennt“,
Wiebke Stahmann, , Expertin eProcurement und Projektmanagerin, DMK Group
„apsolut hat uns in allen Phasen des Projekts sehr partnerschaftlich und super kompetent geführt! Vor allem durch die offene Zusammenarbeit zwischen allen Projektmitgliedern wurde die Motivation durchgehend hoch gehalten. Das Projektteam versteht sich untereinander sehr gut. Auch die lösungsorientierte Arbeitsweise und schnelle Entscheidungsfähigkeit durch das gesamte Projektteam hat uns beeindruckt!"
Hubert Buchsteiner, Group Vice President Purchasing, ZKW Group
„Wir konnten Ariba sehr schnell ausrollen, weil wir gemeinsam mit dem apsolut-Team von Anfang an eine pragmatische und offene Kultur der Zusammenarbeit etabliert hatten und selbst bereit waren, uns konsequent am Standard auszurichten“,
Sarah Eve Wiedemann-Geiß, Managerin Einkauf und Lieferantenmanagement, Bausparkasse Schwäbisch Hall
„Die auf unsere Bedürfnisse und Anforderungen maßgeschneiderte, flexible Dienstleistung, die Kombination von Onsite- und Remote-Unterstützung, die schnelle Reaktion auf Änderungen, sowie die hohe Qualität der eingesetzten apsolut-Mitarbeiter hat uns begeistert!"
Annette Römer, Projektleiterin, McKesson Europe AG
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